Veiksmingas dokumentų valdymas ir tinkamas asmens duomenų tvarkymas yra esminis aspektas bet kurioje organizacijoje, siekiančioje užtikrinti sklandžią veiklą ir atitikti teisinius reikalavimus. Šiame straipsnyje aptariami pagrindiniai dokumentų įforminimo, registravimo, bylų sudarymo bei asmens duomenų apsaugos ir tvarkymo principai, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais.
Bendrosios nuostatos ir dokumentų įforminimas
Teisinis reglamentavimas
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Jos buvo patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 3). Šie teisės aktai sudaro pagrindą visų įstaigos dokumentų rengimui ir tvarkymui.
Dokumentų registravimas
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, siunčiamieji ir kiti įstaigoje parengti dokumentai registruojami jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, o gauti dokumentai - jų gavimo dieną. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose.
Siunčiamųjų ir gaunamųjų dokumentų valdymas
Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai teikiami tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, kartu su rengėjo vizuotu egzemplioriumi. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti nuorašai, arba dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas.
Gauti dokumentai, išimti iš vokų, peržiūrimi. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami tikrajam adresatui arba grąžinami siuntėjui. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka.
Dokumentacijos planas ir bylų sudarymas
Dokumentacijos plano paskirtis
Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas.
Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais ir Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38.
Bylų formavimas ir tvarkymas
- Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir sudarytojus.
- Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas.
- Sudaromos vienarūšės bylos į dokumentacijos planą įrašomos viena apibendrinta antrašte, pavyzdžiui: „Tarnautojų asmens bylos“; „Finansinių patikrinimų bylos“.
- Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę.
- Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso.
- Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama - vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
- Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai.
Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose.
Dokumentacijos plano tobulinimas ir apskaita
Dokumentacijos plano projektą svarsto įstaigos Dokumentų ekspertų komisija (DEK). Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nenumatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas.
Pasibaigus kalendoriniams metams, pagal dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, kurie rašomi dokumentacijos plano suvestinėje.
Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal dokumentacijos planą. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atominės energetikos saugos inspekcija (VATESI).
Dokumentų naikinimas ir saugojimas
Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, suderintus nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas. Laikino saugojimo bylų apskaita daroma kalendoriniais metais užbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašuose.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylų apyrašuose. Bylų apyrašų sąrašą, suderintą nurodyta tvarka, tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas.
Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais).
Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos įstaigos archyve laikantis tvarkos, nustatytos Reikalavimų dokumentų saugykloms. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas.
Asmens duomenų tvarkymo ypatumai
Asmens duomenų tvarkymo principai
Vilniaus miesto savivaldybės kontrolės ir audito tarnyboje patvirtintame Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo tvarkos apraše nustatyta asmens duomenų tvarkymo apimtis ir tikslai, asmens duomenų saugojimo priemonės, asmens duomenų saugos pažeidimų valdymas, asmens duomenų subjektų teisės ir duomenų subjektų prašymų dėl teisių įgyvendinimo tvarka.
Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, viešinami ir saugomi vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu.
Duomenų valdytojo apibrėžimas ir saugojimo terminai
Vilniaus miesto savivaldybės kontrolės ir audito tarnyba (juridinio asmens kodas 188649078, buveinės adresas Konstitucijos pr.) yra duomenų valdytojas. Asmens duomenys saugomi ne ilgiau, nei to reikalauja duomenų tvarkymo tikslai. Asmens duomenų saugojimo terminai nustatomi savivaldybės kontrolieriaus patvirtintame kasmetiniame Tarnybos dokumentacijos plane.
Duomenų subjektų teisių įgyvendinimas
Duomenų subjektas turi teisę gauti su juo susijusius asmens duomenis, kuriuos jis pateikė duomenų valdytojui, susisteminto, įprastai naudojamo ir kompiuterio skaitomo formato, ir teisę persiųsti tuos duomenis kitam duomenų valdytojui (teisė į duomenų perkeliamumą). Tarnyba, kuriai tokie asmens duomenys buvo pateikti, turi nesudaryti kliūčių, kai duomenų tvarkymas grindžiamas sutikimu arba duomenys yra tvarkomi automatizuotomis priemonėmis.
Duomenų subjektas savo teises Tarnyboje gali įgyvendinti pats arba per atstovą.
Atsakymo į prašymus tvarka
Tarnyba, nepagrįstai nedelsdama, tačiau ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo prašymo gavimo, pateikia duomenų subjektui ar jo atstovui informaciją apie veiksmus, kurių imtasi gavus prašymą. Tas laikotarpis prireikus gali būti pratęstas savivaldybės kontrolieriaus arba jo įgalioto Tarnybos darbuotojo dar 60 kalendorinių dienų, atsižvelgiant į prašymo sudėtingumą ir jų skaičių.
Tarnyba per 30 kalendorinių dienų nuo prašymo gavimo informuoja duomenų subjektą ar jo atstovą apie tokį pratęsimą, kartu pateikdama vėlavimo priežastis. Tarnyba atsakymą duomenų subjektui ar jo atstovui pateikia valstybine kalba duomenų subjekto pasirinktu būdu: registruotu paštu, įteikiant asmeniškai atvykus į Tarnybą arba elektroninėmis ryšio priemonėmis pateikiant elektroninį dokumentą, pasirašytą saugiu elektroniniu parašu.
Asmens duomenų saugumo užtikrinimas
Konfidencialumo principas ir prieigos kontrolė
Tarnybos darbuotojai turi laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino eidami savo pareigas, nebent tokia informacija būtų vieša pagal galiojančių įstatymų ar kitų teisės aktų nuostatas.
Darbuotojai automatiniu būdu tvarkyti asmens duomenis gali tik po to, kai jiems suteikiama prieigos teisė prie atitinkamos informacinės sistemos. Prieiga prie asmens duomenų gali būti suteikta tik tam asmeniui, kuriam asmens duomenys yra reikalingi jo funkcijoms vykdyti.
Duomenų saugojimas ir naikinimas
Darbuotojai, vykdantys duomenų subjekto asmens duomenų tvarkymo funkcijas, turi užkirsti kelią atsitiktiniam ar neteisėtam tvarkymui, turi saugoti dokumentus tinkamai ir saugiai, vengiant nereikalingų kopijų su duomenų subjekto duomenimis kaupimo ir kt.
Dokumentų kopijos, kuriose nurodomi duomenų subjekto duomenys, turi būti sunaikinamos tokiu būdu, kad šių dokumentų nebūtų galima atkurti ir atpažinti jų turinio, pavyzdžiui, susmulkinant, tačiau jokiu būdu neišmetant į šiukšliadėžę ar nepaliekant duomenų šalia jos ar kitoje atviroje vietoje. Automatiniu būdu surinkti duomenys sunaikinami ištrinant nebereikalingas asmens duomenų bylas iš saugojimo laikmenos taip, kad jų nebūtų galima atgaminti.
IT saugumo reikalavimai
- Darbuotojų darbo kompiuteriuose, kuriuose yra saugomi asmens duomenys, turi būti ekrano užsklanda su slaptažodžiu.
- Darbuotojų darbo kompiuteriai, kuriuose saugomos rinkmenos su asmens duomenimis, negali būti laisvai prieinami iš kitų tinklo kompiuterių.
- Nesant būtinybės, rinkmenos su asmens duomenimis neturi būti dauginamos skaitmeniniu būdu.
- Darbuotojai privalo taip organizuoti savo darbą, kad kiek įmanoma apribotų galimybę kitiems asmenims (kitiems darbuotojams ar kitiems tretiesiems asmenims) sužinoti tvarkomus asmens duomenis.
Pranešimas apie duomenų saugumo pažeidimus
Jei dėl įvykdyto asmens duomenų saugumo pažeidimo kyla pavojus duomenų subjektų teisėms ir laisvėms, Tarnybos duomenų apsaugos pareigūnas ar kitas savivaldybės kontrolieriaus paskirtas darbuotojas privalo nedelsdamas, bet ne vėliau nei per 72 valandas pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai apie įvykusį duomenų saugumo pažeidimą.
Paskaita „Kiekvienas turime teisę į asmens duomenų apsaugą“
tags: #dokumentacijos #planas #tarnybiniai #automobiliai