Darbuotojo galimybė naudotis įmonės automobiliu asmeniniais tikslais yra svarbus aspektas, reikalaujantis aiškaus reglamentavimo ir tinkamo apmokestinimo. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi šią sritį, siekdama užtikrinti, kad būtų teisingai apskaičiuojami ir sumokami mokesčiai.
Pajamos natūra: kas tai ir kada jos atsiranda?
Pajamos natūra pripažįstamos tais atvejais, kai naudos atsiradimas yra sąlygotas turto natūra davėjo ir natūra gavėjo tam tikrais ekonominiais interesais, santykiais, kurie yra susiję su darbine ar panašia veikla, ir dėl sandorių įtakos. Tai reiškia, kad nauda, kurią gyventojas gauna asmeniniais tikslais naudodamas darbdaviui priklausantį (valdomą nuosavybės, nuomos, lizingo ar panaudos teise) automobilį, pripažįstama pajamomis natūra.
Kiekviena konkreti situacija vertinama individualiai, atsižvelgiant į faktines aplinkybes, tarp šalių susiklosčiusių santykių esmę, jų susitarimų turinį bei kitas aplinkybes.
Automobilio naudojimas asmeniniais tikslais - apibrėžimas
Nauda, kurią gyventojas gauna asmeniniais tikslais naudodamas darbdaviui priklausantį automobilį, pripažįstama pajamomis natūra. Pavyzdžiui, įmonės darbuotojai tarnybinius automobilius laiko prie namų ir jais važiuoja į darbą bei iš darbo namo. Tokiu atveju važinėjimas automobiliu iš darbo į namus bei iš namų į darbą laikomas kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Automobilio laikymas prie namų nėra vertinamas kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais tik tuo atveju, kai darbuotojas atlieka tokias darbo funkcijas, kurios gali pareikalauti jo išvykimo tarnybiniu automobiliu į darbą bet kuriuo paros metu ar pan.
Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. VMI sugriežtinus tvarką darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Pajamų natūra apskaičiavimas ir apmokestinimas
Darbuotojo pajamos natūra dėl įmonės (tarnybinio) automobilio naudojimo asmeniniais tikslais pripažįstamos, įvertinamos bei apskaičiuojamos kiekvieną mėnesį, vadovaujantis GPM įstatymu bei Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašo 4 arba 5 punkto nuostatomis. Šis aprašas patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2009 m. gegužės 19 d. įsakymu Nr. 1K-162 „Dėl Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“.
Schema atskleista: Kur dingo pinigai „Baltarusijos opozicijai“?
Du pajamų natūra apskaičiavimo būdai
Yra du būdai, kaip galima apskaičiuoti pajamas natūra, susijusias su įmonės automobilio naudojimu asmeniniais tikslais:
- Supaprastintas būdas: Taikomas 0,70% (be degalų) arba 0,75% (su degalais) tarifas nuo tikrosios automobilio rinkos kainos. VMI atstovai patvirtina, kad dažniausiai įmonės renkasi šį variantą.
- Pagal nuomos rinkos kainą: Įvertinama tikroji automobilio nuomos rinkos kaina laikotarpiui, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais.
Kai darbuotojas naudojasi įmonės automobiliu ir asmeniniais tikslais, ir jo gautą naudą pasirenkama skaičiuoti pagal Aprašo 5 punktą (pvz., 0,75 proc.), tai pajamos natūra apskaičiuojamos nuo automobilio tikrosios rinkos kainos už kalendorinį mėnesį, nepriklausomai nuo to, kokią mėnesio dalį įmonės darbuotojas faktiškai naudojosi automobiliu asmeniniais tikslais. Pasirinkus šį naudos įvertinimo būdą, preziumuojama, kad nauda gaunama, jeigu gyventojui automobilis suteiktas naudotis ir pasinaudojimo faktas bei apimtis nenustatinėjama.
Pavyzdžiai
- Pavyzdys Nr. 1: Fiksuotas procentas (0,75%)
Įmonė suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kurio rinkos kaina sausio 1 d. yra 50 000 eurų. Įmonė taip pat apmoka ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus, todėl darbuotojo gaunama nauda vertinama 0,75% nuo automobilio vertės. Tokiu atveju darbuotojas per mėnesį gauna 375 eurų pajamų natūra (50 000 x 0,0075 = 375). Nuo šios sumos turi būti apskaičiuoti ir sumokėti šie mokesčiai:- GPM (20%): 75 eurai
- „Sodros“ įmokos (21.24%): 79,76 eurai
- PVM: 5,25 eurai
- Pavyzdys Nr. 2: Pagal nuomos rinkos kainą
Įmonė padalinio vadovui leidžia naudoti jos automobilį ne tik darbo, bet ir asmeninėms reikmėms. Pagal susitarimą darbuotojas šį automobilį darbo reikmėms gali naudoti 70%, o asmeninėms reikmėms - 30% viso naudojimo laiko (asmeniniams poreikiams tenkinti sunaudotus degalus darbuotojas apmoka pats). Gautą naudą pasirenkama vertinti pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą, kuri yra 520 Eur per mėnesį. Darbuotojo gauta nauda natūra - 156 Eur (520 x 30% = 156) per mėnesį.
Mokesčių sumokėjimas ir deklaravimas
Mokesčių - GPM ir VSD įmokų - sumos nesiskiria, nepriklausomai nuo pasirinkto pajamų natūra skaičiavimo būdo. Darbdavys privalo išskaičiuoti ir sumokėti į biudžetą GPM įstatymo nustatyta tvarka, taikant 20 proc. pajamų mokesčio tarifą. Pajamos natūra deklaruojamos GPM313 deklaracijoje tada, kai jos buvo išmokėtos.
2022 metais ir vėlesniais mokestiniais laikotarpiais nuolatiniams ir nenuolatiniams Lietuvos gyventojams natūra išmokėtos išmokos, apskaičiuotos už naudojimąsi kitam asmeniui priklausančiu automobiliu asmeniniais tikslais, Deklaracijos GPM312 formos GPM312L ir GPM312U prieduose (atitinkamai L6 ir U6 laukeliuose) turės būti žymimos A raide. Visos kitos gyventojams natūra išmokėtos išmokos deklaracijos GPM312 formos prieduose žymimos N raide.
Papildomai paminėtina, kad pajamų natūra skaičiavimai gali lemti įmonių pajamų mokestį ir jo dydį.
Įmonės automobilio naudojimo tvarka ir dokumentacija
Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio. Tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų, todėl VMI atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais. Įmonių automobilių naudojimas ne tik darbo reikalams, bet ir asmeniniams poreikiams yra svarbus ir kartu jautrus klausimas, kurį reikia tinkamai apsvarstyti įmonės vadovui.
Pagrindinės taisyklės ir sąlygos
Norint teisingai apskaityti automobilio naudojimą, būtina laikytis šių sąlygų:
- Automobilių veiklos nuoma ar pirkimas yra pateisinami tik tada, kai transportas būtinas kasdienei įmonės veiklai ir yra pigesnis pasirinkimas nei taksi paslaugos.
- Jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra.
- Reikalinga detali kelionių apskaita (kas, kokiu adresu ir tikslu važiavo ir kt.) - lengvojo automobilio kelionės lapas apskaitą palengvina.
- Automobilio nuoma įmonės darbuotojui turėtų būti mokama epizodiškai, atsižvelgiant į realų automobilio poreikį, o ne kaip dalis darbo užmokesčio.
- Patvirtinta įmonės automobilių naudojimo tvarka, kurioje numatytas degalų įsigijimas, maršrutų planavimas ir kt.
Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažinti kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.
Dokumentai reglamentuojantys automobilio naudojimą
Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje, labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė. Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtinti keliais dokumentais, pvz.:
- „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“
- Atskiru susitarimu „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“
Pavyzdys: Įstaigos tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo tvarka
Toliau pateikiamas Vilniaus etninės kultūros centro (toliau - Įstaiga) tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo tvarkos aprašas, patvirtintas direktoriaus 2019 m. sausio 31 d. įsakymu Nr. I.
I. Bendrosios nuostatos
- Tarnybinio automobilio naudojimo tvarka nustato Įstaigos tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo, saugojimo, žymėjimo, techninės priežiūros, remonto, naudojimo kontrolės, ridos ir degalų apskaitos, netarnybinių automobilių naudojimo Įstaigos reikmėms tvarką ir darbuotojų pareigas ir atsakomybę.
- Ši tvarka privaloma visiems Įstaigos darbuotojams.
- Šioje tvarkoje vartojamos sąvokos:
- Tarnybinis lengvasis automobilis - Įstaigai teisėtu pagrindu (nuosavybės teise ar nuoma) priklausantis lengvasis automobilis, kurį įstaigos darbuotojas naudoja tarnybos reikmėms.
- Netarnybinis automobilis - Įstaigos darbuotojo teisėtu pagrindu valdomas automobilis, naudojamas Įstaigos reikmėms, už kurio naudojimą mokama kompensacija degalų įsigijimo išlaidoms padengti.
- Tarnybiniu lengvuoju automobiliu bet kuriuo paros metu, taip pat poilsio ir švenčių dienomis gali naudotis tik darbuotojai ir tik Įstaigos reikmėms.
II. Tarnybinių automobilių naudojimas ir atsakomybė
- Tarnybinis lengvasis automobilis nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai skiriamas atsakingam darbuotojui, kurio pareigybės aprašyme priskirta vairuotojo funkcija, priskyrimas įforminamas Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Tarnybiniu lengvuoju automobiliu Įstaigos reikmėms kartu su vairuotojo funkcijas atliekančiu darbuotoju gali naudotis kiekvienas Įstaigos darbuotojas.
- Atsakingas darbuotojas, kuriam tarnybinis lengvasis automobilis skiriamas nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai, turi tinkamos kategorijos galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį kaip 2 metų vairavimo stažą, teisės aktų nustatyta tvarka yra pasitikrinęs sveikatą ir susipažinęs su šiuo tvarkos aprašu. Naudodamasis tarnybiniu lengvuoju automobiliu, privalo laikytis Lietuvos Respublikos įstatymų, Vyriausybės nutarimų, Kelių eismo taisyklių, kitų teisės aktų, šio tvarkos aprašo.
- Atskirais atvejais tarnybiniu lengvuoju automobiliu įstaigos reikmėms gali naudotis ir kiti įstaigos darbuotojai, kurie dirba Įstaigoje pagal darbo sutartis, turi tinkamos kategorijos galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį kaip 2 metų vairavimo stažą, teisės aktų nustatyta tvarka yra pasitikrinę sveikatą ir susipažinę su šiuo tvarkos aprašu. Tarnybinis lengvasis automobilis darbuotojui naudotis savarankiškai, be vairuotojo funkcijas atliekančio darbuotojo, skiriamas Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Draudžiama priskirtą naudoti tarnybinį automobilį leisti vairuoti kitiems darbuotojams, kuriems nėra suteikta tam teisė.
- Apie eismo įvykius nedelsiant pranešama Įstaigos vadovo paskirtam atsakingu už naudojamą tarnybinį lengvąjį automobilį asmeniui, o šis informuoja Įstaigos vadovą.
- Be individualaus darbdavio ir darbuotojo susitarimo darbuotojas privalo atlyginti visą padarytą žalą, jei:
- žala padaryta tyčia;
- žala padaryta jo veikla, turinčia nusikaltimo požymių;
- žala padaryta neblaivaus ar apsvaigusio nuo narkotinių, toksinių ar psichotropinių medžiagų darbuotojo;
- žala padaryta pažeidus pareigą saugoti konfidencialią informaciją, susitarimą dėl nekonkuravimo;
- darbdaviui padaryta neturtinė žala.
III. Tarnybinių automobilių saugojimas
- Tarnybinis automobilis turi būti laikomas nuolatinėje laikymo vietoje - automobilių parkavimo aikštelėje prie Įstaigos pastato adresu: Pamėnkalnio g. 34, Vilnius.
- Tarnybinis automobilis po darbo, poilsio, švenčių dienomis, darbuotojų atostogų, ligos ar komandiruočių laikotarpiu laikomas nuolatinėje laikymo vietoje, išskyrus tuos atvejus, kai:
- esant tarnybinei būtinybei ir gavus Įstaigos direktoriaus sutikimą (leidimą), tarnybinis automobilis gali būti laikomas saugomose automobilių aikštelėse ar kitose vietose, jei užtikrinama jų apsauga;
- kai į komandiruotę vykstama tarnybiniu lengvuoju automobiliu. Komandiruotės metu tarnybinis lengvasis automobilis turi būti laikomas saugomose automobilių aikštelėse ar kitose vietose, kur užtikrinama jo apsauga.
- Tarnybiniame lengvajame automobilyje draudžiama palikti transporto priemonės registracijos liudijimą, draudimo liudijimą, radijo aparatą (jeigu jis išimamas).
IV. Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaita
- Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaitą tvarko Įstaigos vyr. buhalteris, vadovaudamasis įrašais kelionės lapuose.
- Kelionės lapus išduoda, registruoja ir kelionės lapų apskaitos žurnalą pildo vyr. buhalteris.
- Atsakingas darbuotojas, kuriam tarnybinis lengvasis automobilis skiriamas nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai, taip pat ir kiti darbuotojai, kuriems yra patikėtas tarnybinis automobilis, už gautą kelionės lapą pasirašo žurnale.
- Kelionės lapas išduodamas ne ilgiau kaip iki einamojo mėnesio pabaigos.
- Kelionės lape įrašoma tarnybinį automobilį vairuojančio asmens vardas ir pavardė, pareigos, spidometro rodmenys, darbo dienos važiavimo maršrutas, nuvažiuotų kilometrų suma, vidutinė kuro norma priklausomai nuo sezono.
- Kelionės lapai ne vėliau nei iki mėnesio paskutinės dienos perduodami Įstaigos vyr. buhalteriui.
- Vyr. buhalteris kiekvieną mėnesį patikrina kelionės lapų užpildymo teisingumą bei degalų sunaudojimą, parengia sunaudotų Degalų panaudojimo žiniaraštį, sutikrina duomenis su gauta degalų pirkimą patvirtinančia sąskaita-faktūra.
- Vyr. buhalteris, nustačius ridos limitų viršijimą, raštu informuoja apie tai Įstaigos direktorių.
- Degalų normų ir automobilio ridos limitų viršijimo išlaidas, nustačius pereikvojimo priežastis ir darbuotojų kaltę, padengia nustatytas degalų normas ir ridos limitus viršiję darbuotojai.
- Tarnybinio lengvojo automobilio degalų naudojimo bazinė norma ir taikomas degalų naudojimo koeficientas nustatomi atlikus kontrolinį važiavimą.
- Netarnybinio automobilio degalų naudojimo bazinė norma nustatoma pagal gamintojo nurodytus transporto priemonės techninius duomenis.
- Tarnybinio lengvojo automobilio bazinė kuro sąnaudų norma patvirtinama Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Žiemos kuro norma Įstaigos direktoriaus įsakymu didinama iki 10 procentų, žiemos kuro sunaudojimo norma taikoma nuo lapkričio 1 d.
V. Automobilių žymėjimas, techninė priežiūra ir remontas
- Tarnybinis lengvasis automobilis privalo būti pažymėtas - nurodytas Įstaigos pavadinimas ir (arba) patvirtintas Įstaigos logotipas.
- Žymimos tarnybinio lengvojo automobilio šoninės durelės iš abiejų automobilio pusių. Didžiosios raidės turi būti ne žemesnės kaip 75 mm, mažosios - 50 mm ir ne mažiau kaip 4 mm storio. Patvirtintas Įstaigos logotipas, kuriuo naujai ženklinamas tarnybinis lengvasis automobilis, turi būti ne mažesnio kaip 150 mm aukščio.
- Už tarnybinio lengvojo automobilio kasdienę priežiūrą, techninės būklės kontrolę, periodinius techninius aptarnavimus atsakingas Įstaigas vadovo paskirtas asmuo, kuriam lengvasis automobilis paskirtas nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai, vykdantis vairuotojo funkcijas.
- Tarnybinių lengvųjų automobilių draudimą ir privalomąją techninę apžiūrą teisės aktų nustatyta tvarka organizuoja Įstaigos vadovo paskirtas asmuo, kuriam lengvasis automobilis paskirtas nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai, vykdantis vairuotojo funkcijas.
- Tarnybinio lengvojo automobilio gedimai šalinami pagal automobilio techninio eksploatavimo taisykles. Darbuotojams, neturintiems reikiamo techninio pasirengimo, neleidžiama savarankiškai šalinti automobilio gedimų.
- Tarnybinio lengvojo automobilio gedimus šalina juridinis ar fizinis asmuo, laimėjęs Įstaigos tarnybinio automobilio techninio aptarnavimo ir remonto paslaugos viešojo pirkimo konkursą.
- Tarnybinio lengvojo automobilio remonto klausimus sprendžia Įstaigos vadovo paskirtas asmuo, suderinęs su Įstaigos direktoriumi ir vyr. buhalteriu.
- Asmuo, kuris naudojasi tarnybiniu lengvuoju automobiliu, atsako už jam patikėtos transporto priemonės švarą ir saugą eksploatavimo metu.
VI. Netarnybinių automobilių naudojimas tarnybos reikmėms
- Netarnybiniai automobiliai tarnybos reikmėms gali būti naudojami tik išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės naudotis tarnybiniu lengvuoju automobiliu.
- Darbuotojas, norintis vykti į komandiruotę į kitą miestą ir naudoti netarnybinį automobilį, apie tai informuoja prašyme dėl komandiruotės, nurodydamas automobilio duomenis.
- Apie netarnybinio automobilio naudojimą komandiruotės tikslais turi būti nurodyta Įstaigos direktoriaus įsakyme dėl komandiruotės.
- Darbuotojas, teikdamas ataskaitą apie tarnybinę komandiruotę, privalo nurodyti savo automobiliu nuvažiuotų kilometrų kiekį bei pateikti dokumentus, patvirtinančius degalų įsigijimą.
- Atlikdamas kitus tarnybinius pavedimus, darbuotojas gali naudoti netarnybinį automobilį, parašydamas prašymą Įstaigos direktoriui.
- Leidimas naudoti netarnybinį automobilį Įstaigos reikmėms įforminamas Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Darbuotojas, pasinaudojęs savo automobiliu tarnybos reikmėms per 2 darbo dienas pateikia laisvos formos ataskaitą.
- Darbuotojas dokumentus, patvirtinančius degalų įsigijimą, pateikia vyr. buhalteriui, kuris apskaičiuoja sunaudoto kuro kiekį.
VII. Atsakomybė ir tvarkos keitimas
- Asmenys, pažeidę šio Aprašo reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.
- Kaip laikomasi šio aprašo, kontroliuoja Įstaigos direktorius.
- Aprašas gali būti keičiamas, pildomas ar pripažįstamas netekusiu galios Įstaigos direktoriaus įsakymu.
Degalų ir elektromobilių eksploatavimo išlaidų apskaita
Įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitos vedimui yra svarbūs keli aspektai. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis. Taip pat kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras darbuotojai turi pateikti buhalterijai.
Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521 už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais.
Elektromobilių naudojimas įmonės veikloje
Elektromobiliai organizacijos veikloje gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą.
Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos.
Kuro apskaitos lentelės pildymas yra privalomas pagal Aplinkos ministerijos patvirtintą Tvarkos aprašą įsakymu D1-324 2021 05 26. Odometro nurodymai atitinkamai turi koreliuoti su kuro norma ir nurašyto kuro kiekiu. Pasirinkus pildyti minėtąją lentelę, nebėra poreikio pildyti kelionės lapų, pakanka pagal suformuotus kuro apskaitos lentelės duomenis nurašyti kurą apskaitos programoje, nurašymo aktą ir kuro apskaitos lentelę patvirtinti įmonės vadovo arba jo įgalioto asmens parašu.
tags: #isakymas #del #automobilio #naudojimo #asmeniniais #tikslais