Daugelis verslų savo veikloje naudoja automobilius - juos įsigyja, nuomojasi arba naudojasi pagal panaudą. Vis daugiau įmonių atsigręžia į aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius. Įmonės automobilio naudojimas darbuotojui kelia daug klausimų, susijusių su mokesčiais, duomenų apsauga ir vidinių taisyklių reglamentavimu. Šiame straipsnyje aptariamos pagrindinės nuostatos, į ką svarbu atkreipti dėmesį.
Automobilio naudojimas asmeniniais tikslais ir apmokestinimas
Pajamos natūra už keliones į darbą ir atgal
Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais. Tokiu atveju darbdavio išlaidos, apmokėjus darbuotojo važinėjimą iš darbo į namus arba iš namų į darbą, laikomos darbuotojo gauta nauda, kuri pripažįstama pajamomis, gautomis natūra, ir nuo jų privaloma skaičiuoti bei mokėti gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei „Sodros“ įmokas, išskyrus, jeigu teisė vykti tarnybiniu automobiliu iš darbo į namus / iš namų į darbą nustatyta teisės aktuose.
Kai darbdavys sumoka (visiškai ar iš dalies) už geležinkelio ar kelių viešojo transporto bilietus, skirtus darbuotojui atvykti į darbo vietą ir parvykti iš jos, šios darbdavio išlaidos arba darbuotojo gautos pajamos pajamų mokesčiu neapmokestinamos, nes GPMĮ 17 straipsnio 1 dalies 39 punkte nustatyta apmokestinimo lengvata. Tačiau, jeigu važinėjimui į darbą / iš darbo suteikiamas darbdavio automobilis, tokiam atvejui GPMĮ apmokestinimo lengvatų nenumatyta.
Atsižvelgiant į tai, darbuotojo gauta nauda (automobilio naudojimas asmeniniais tikslais) priskiriama pajamų mokesčiu apmokestinamosioms pajamoms, apmokestinamoms kaip su darbo santykiais susijusios pajamos.
Automobilio laikymas prie darbuotojo namų
Automobilio laikymas prie darbuotojo namų yra vienas iš kriterijų, kad automobilis galimai naudojamas ir asmeniniais tikslais (pavyzdžiui, juo važinėjama iš darbo į namus / iš namų į darbą) ir tai gali sukelti mokestines pasekmes pagal GPMĮ nuostatas. Tačiau automobilio laikymas prie darbuotojo namų nėra vertinamas kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais tik tuo atveju, kai darbuotojas atlieka tokias darbo funkcijas, kurios gali pareikalauti jo išvykimo tarnybiniu automobiliu į darbą bet kuriuo paros metu ar pan.
Pavyzdžiui, įmonė užsiima statybų veikla. Jos darbuotojai kasdien vyksta iš įmonės biuro automobiliais į statybos vietas įvairiose Lietuvos vietose. Įmonės valdyba nusprendė, kad yra per ilgas veiklos procesas, kuomet automobiliai laikomi biuro automobilių aikštelėje, o įmonės darbuotojai viešuoju transportu vakare vyksta į namus, o ryte vėl į biurą, tuomet automobilį pakrauna reikiamomis medžiagomis ir vyksta automobiliu į statybos vietą. Todėl automobiliai suteikti darbuotojams, kurie automobilius pakrauna vakare, su jais vyksta iš biuro namo, o ryte tiesiai iš namų vyksta į statybos vietas dirbti. Tokiu ir iš esmės visais kitais panašiais atvejais svarbu žinoti, kad įmonei priklausančio automobilio laikymas prie darbuotojo namų, nors ir darbuotojo darbas susijęs su važiavimais į statybos vietas ar, pavyzdžiui, į susitikimus su klientais arba kitais darbo reikalais, toks darbuotojo važinėjimas darbdaviui priklausančiu automobiliu iš namų į darbą bei iš darbo į namus GPM įstatymo prasme laikoma kaip automobilio naudojimas ir asmeniniais tikslais.
Kai darbdavys gali tai pagrįsti ir tai yra nustatyta vidinėse darbdavio tvarkose, automobilis laikomas naudojamu darbo funkcijoms atlikti ir tokiu atveju mokestinių pasekmių pagal GPMĮ nuostatas nekyla. Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacijos prezidentė Daiva Čibirienė teigia, kad vietos skirtingoms interpretacijoms dėl minėto komentaro pakeitimų kyla daugybė. Akivaizdu, kad tokie asmenys turi turėti galimybę statyti automobilį prie namų, o prireikus - skubiai nuvykti į darbo vietą.
Pajamų natūra įvertinimas ir mokesčiai
Vadinasi, konkretaus darbuotojo gaunamą naudą dėl įmonei priklausančio automobilio naudojimo darbuotojo asmeniniais tikslais turi apskaičiuoti įmonė - pajamų natūra davėja. Tokiu atveju ši įmonė, vadovaudamasi Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašo nuostatomis, turi apmokestinti tokią naudą kaip ir pinigais išmokamas su darbo santykiais susijusias pajamas.
Pajamos natūra apmokestinamos 20 proc. GPM tarifu. Jeigu per 2024 ir vėlesnius metus darbo užmokesčio pajamos (išskyrus ligos, motinystės, tėvystės, vaiko priežiūros ir ilgalaikio darbo išmokas), įskaitant kitas pajamas, viršytų 60 vidutinių šalies darbo užmokesčių (VDU) dydžio sumą, viršijanti dalis būtų apmokestinama taikant 32 proc. pajamų mokesčio tarifą. 2024 metais 60 VDU yra 114 162 Eur. Svarbu nepamiršti, kad progresinio pajamų mokesčio tarifo taikymo tikslu perskaičiuoti pajamų mokestį ir mokesčio skirtumą (12 proc.) sumokėti į biudžetą, kuomet apskaičiuojama mokėtina suma, privalo pats gyventojas. Tai jis atlieka deklaruodamas savo metines pajamas. Be to, šios pajamos apmokestinamos ir valstybinio socialinio draudimo bei privalomojo sveikatos draudimo įmokomis šių įmokų mokėjimą reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.
Yra keli darbuotojo gautos naudos įvertinimo būdai:
- 0,75 proc. automobilio tikrosios rinkos kainos: Pavyzdžiui, įmonė suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kuris naudojamas įmonės veikloje ir kurio tikroji rinkos kaina sausio 1 d. yra 50 tūkst. eurų. Įmonė taip pat priima sprendimą apmokėti ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus, todėl darbuotojo gautą naudą vertins 0,75 proc. Tokiu atveju darbuotojas per mėnesį gauna 375 eurų pajamų natūra, nuo kurių turi būti apskaičiuota ir sumokėta 75 eurų GPM.
- Pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą: Taikant šį būdą, darbuotojo gauta nauda turi būti vertinama kas mėnesį, atsižvelgiant į nuomos kainos pokyčius rinkoje. Apskaičiuojant pajamas natūra šiuo būdu, turi būti įvertinama turto naudojimo asmeniniams tikslams apimtis, t. y., pavyzdžiui, įmonė padalinio vadovui leidžia naudoti jos automobilį ne tik darbo, bet ir asmeninėms reikmėms. Pagal susitarimą darbuotojas šį automobilį darbo reikmėms gali naudoti 70 proc., o asmeninėms reikmėms - 30 proc. Gautą naudą pasirenkama vertinti pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą, kuri yra 520 eurų per mėnesį. Darbuotojo gauta nauda natūra - 156 eurų (520 x 30 proc.) per mėnesį, nuo kurių turi būti apskaičiuota ir sumokėta apie 31 eurą GPM.
VMI atstovė R. Bilkienė teigia, kad VMI vertina, ar pranešimus gavusios įmonės deklaruoja pajamas natūra, nedeklaravusius analizuoja, o rizikingiausiems inicijuojami kontrolės veiksmai. Iš pradžių analizuojami pirminiai įmonių apskaitos dokumentai, jie lyginami su trečiųjų šaltinių duomenimis. Užfiksavus nustatytus pažeidimus dėl pajamų natūra nesumokėjimo, VMI gali priskaičiuoti mokestį, delspinigius ir skirti baudą. „Jaučiame, kad klientai mus girdi ir kur kas pareigingiau, savanoriškai deklaruoja išmokas natūra“, - sakė R. Bilkienė. Teigiama, kad pajamas natūra už 2022 m. deklaravo dvigubai daugiau įmonių nei už 2020 m., beveik 84 mln. eurų išaugo jų apskaičiuotų pajamų suma (2022 m. - beveik 142 mln. eurų). Taip pat beveik 3 kartus augo deklaruotų mokesčių suma: nuo 2020 m. 6 mln. eurų GPM iki 2022 m. - beveik 18 mln. Nuo 2006 m. po VMI atliktų patikrinimų, pagal pasitikėjimo telefonu, e. anketą ir kitais informacijos šaltiniais gautą informaciją, dėl įvairių mokestinių pažeidimų į valstybės biudžetą papildomai sumokėta apie 43,5 mln. eurų mokesčių, baudų ir delspinigių (iš jų per 2023 m. - 534 tūkst. eurų).
Lietuvos buhalterių ir auditorių asociacijos prezidentė Daiva Čibirienė teigė, jog toks VMI žingsnis nėra tinkamas mokesčių mokėtojų atžvilgiu. Mokesčių mokėtojai stengėsi visomis suteiktomis galimybėmis teisės aktus taikyti taip, kaip jie juos supranta, arba taip, kaip komentuoja tas, kas įstatymo nustatyta tvarka gali juos komentuoti. Tačiau dabar mokesčių mokėtojus tarsi norima laikyti vagimis tik dėl to, kad inspekcija pakeitė komentarą. Tai nėra sąžininga, o tokie VMI veiksmai yra ne kas kita, bet darbo brokas, kadangi yra keičiami komentarai, nors pats teisės aktas nesikeičia.
PVM aspektai
Praktikoje neretai pasitaiko klaidų dėl PVM, kuomet automobilis naudojamas ir asmeniniais tikslais. Todėl svarbu prisiminti, jog kuomet įmonės darbuotojas (ar kitas asmuo) įmonės PVM mokėtojos automobilį naudoja ir darbo, ir asmeniniais tikslais, o įmonė pasirenka, kad gyventojo natūra gauta nauda įvertinama 0,75 proc. automobilio tikrosios rinkos kainos, tai įmonė, įtraukusi degalų pirkimo PVM (ar jo dalį) į PVM atskaitą, turi nepamiršti apskaičiuoti pardavimo PVM už privatiems poreikiams per mėnesį suvartotus degalus, jų apmokestinamąja verte laikydama 0,05 proc. automobilio įsigijimo (arba tikrosios rinkos) kainos.
Įmonės automobilių naudojimo ir apskaitos taisyklės
„Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė Božena Sliževska išskiria penkis patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį, kalbant apie įmonės automobilių naudojimą.
1. Taisyklių patvirtinimas ir atsakomybė
Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius. Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti. Jei automobiliai naudojami asmeniniais tikslais ne darbo metu, tai taip pat turi būti aptarta taisyklėse.
2. Informacija apie keliones
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą. Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Kokiu būdu yra renkama ir pildoma informacija apie keliones, įmonė turi nusistatyti vidinėse taisyklėse.
3. Degalų ir eksploatavimo išlaidų apskaita
Kalbėdama apie įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitą, B. Sliževska išskiria kelis aspektus:
- Kuro pylimo tvarką (laiką, vietą ir pan.) įmonės nusistato individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis.
- Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai.
- Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.
4. Mokestis už aplinkos teršimą
Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį už praėjusius metus reikia iki vasario 15 d.
Elektromobiliai įmonės veikloje
Elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai, todėl įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų.
Normos ir įkrovimo infrastruktūra
- Normos. Atsižvelgiant į turimus elektromobilius, įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas.
- Įkrovimo infrastruktūra. Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
Elektros energijos apskaita ir išlaidų kompensavimas
- Elektros energijos apskaita. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
- Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.
Darbuotojų buvimo vietos nustatymo įrenginiai (GPS) ir duomenų apsauga
Įmonių praktikoje dažnas reiškinys - GPS technologijų diegimas transporto priemonėse. Nors įmonės siekis diegti GPS savo transporto priemonėse yra visiškai suprantamas, tai, kas leidžiama techniškai, nebūtinai bus leidžiama teisiškai.
Būtinumo įvertinimas ir alternatyvos
Asmens duomenų turi būti tvarkoma tik tiek, kiek jų yra būtina teisėtam bei apibrėžtam tikslui pasiekti. Duomenų tvarkymas turi atitikti konkretų, su jos veikla susijusios bendrovės poreikį. Įranga, nustatanti darbuotojų buvimo vietą, turėtų būti naudojama tik tuo atveju, jei tai yra būtina siekiant darbdavio teisėto tikslo ir tokios įrangos naudojimas neturėtų reikšti nuolatinio darbuotojo stebėjimo. Duomenų tvarkymas visiškai nereikalingas, jeigu darbuotojai patys kaip nori organizuoja savo keliones arba jeigu taip siekiama tik stebėti darbuotojo darbą, kai tai galima daryti kitais būdais.
Darbdavys, prieš įrengdamas vietos nustatymo įrenginius tarnybiniuose automobiliuose, privalo įvertinti tokio asmens duomenų tvarkymo būtinumą, atsižvelgdamas į pagrindines darbuotojų teises ir laisves, įsitikinti, ar tikrai siekiant teisėto tikslo būtina stebėti darbuotojų buvimo vietą, ar nustatyti tikslai negali būti pasiekti kitomis, mažiau darbuotojų privatumą ribojančiomis priemonėmis ar būdais, pavyzdžiui, įdiegiant signalizaciją, apdraudžiant automobilį ir kitą jame esantį turtą, degalų apskaitą vykdant pagal nuvažiuotą atstumą ir pan.
Sutikimas ir laisva valia
Apskritai, sutikimų rinkimas iš darbuotojų daugeliu atveju neatitiks sutikimui keliamų reikalavimų, kadangi Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) sutikimui kelia reikalavimą būti išreiškiamu laisva valia. Darbo santykiams būdingas pavaldumas darbdaviui, todėl darbuotojų sutikimai įmanomi tik labai išimtiniais atvejais. Vienas iš būdų įvertinti, ar sutikimas gautas laisva valia, yra atsakyti į klausimą - ar darbuotojui yra galimybė bet kada atšaukti sutikimą. Atšaukus sutikimą (ar negavus iš darbuotojo sutikimo apskritai), darbuotojas neturėtų niekaip nukentėti, vadinasi, šiuo konkrečiu atveju, atšaukusiam sutikimą (nedavusiam sutikimo) darbuotojui turėtų būti suteiktas įmonės transportas, kuriame nėra įrengta GPS sistemos arba transportas, kuriame galima išjungti GPS sekimą. Darbdavys turėtų rinkti ir saugoti įrodymus, patvirtinančius, kad sutikimas iš tikrųjų buvo duotas.
Teisėtumo pagrindai ir duomenų saugojimas
Kadangi sutikimas darbo santykiuose kelia rimtų abejonių, vienintelė galimybė - remtis sutarties pagrindu, kai įmonės veikla susijusi su griežtu laiko apribojimu (taigi, šis pagrindas galiotų tik siauram paslaugų sektoriui) arba įmonės teisėto intereso pagrindu, kai siekiama apsaugoti įmonės turtą nuo vagysčių. Tiesa, jei remtumėtės pastaruoju pagrindu, surinktais GPS duomenimis negalėsite remtis kontroliuojant darbuotojų darbo kokybę, kadangi duomenų tvarkymo tikslas - turto apsauga.
Abiem atvejais tvarkyti duomenis galima tik proporcingai, todėl, pavyzdžiui, 150 dienų GPS duomenų saugojimo terminas būtų laikomas neproporcingai ilgu. Neseniai Vokietijos administracinis teismas, spręsdamas su GPS duomenimis susijusius klausimus, rėmėsi BDAR ir pateikė savo išaiškinimą, nustatydamas, kad valymo paslaugų įmonė pažeidė BDAR nuostatas, nes valymo paslaugų verslas tikrai nėra ta sritis, kuri griežtai apribota laike, todėl teismo neįtikino argumentas, kad GPS reikalingas siekiant teikti valymo paslaugas.
Poveikio duomenų apsaugai vertinimas ir darbuotojų informavimas
Lietuvos teisės aktai numato, kad siekiant stebėti ar kontroliuoti darbuotojų judėjimą, privaloma atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą. Darbdavys privalo supažindinti darbuotojus su jų teise nesutikti, kad būtų tvarkomi jų asmens duomenys. Darbdavys, į tarnybinius automobilius įdiegdamas vietos nustatymo įrenginius, privalo įgyvendinti darbuotojų teisę žinoti apie jų asmens duomenų tvarkymą, t. y. asmens duomenų tvarkymas šiomis priemonėmis negali būti vykdomas slapta.
tags: #automobilis #darbuotojui #teo