Nuosavo automobilio naudojimo darbo reikalams įteisinimo ir apskaitos tvarka

Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio, tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų. Ar galimas nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje, kas gali vairuoti įmonės automobilį ir kaip turi būti atliekama įmonės automobilių degalų apskaita? Šiame straipsnyje išsamiai apžvelgsime atsakymus į šiuos ir kitus klausimus.

Automobilio naudojimo įmonėje galimybės

Galimos trys pagrindinės automobilio naudojimo įmonėje situacijos, turinčios skirtingas teisinio įforminimo ir apskaitos taisykles:

• Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje (darbuotojo asmeninis automobilis naudojamas darbo reikmėms).
• Automobilio veiklos nuoma (įmonė sudaro nuomos sutartį su fiziniu ar juridiniu asmeniu).
• Automobilio naudojimas pagal panaudą (įmonė naudojasi automobiliu neatlygintinai).

Darbuotojo nuosavo automobilio naudojimas darbo reikmėms

Naudojimas panaudos pagrindu

Įmonės veikloje darbuotojo automobilis gali būti naudojamas panaudos pagrindu. Tokioje sutartyje būtina nurodyti, kokias išlaidas kompensuos įmonė, pavyzdžiui, kurą, plovimą, remontą ir kt. Šių išlaidų dokumentai turi būti išrašomi įmonės vardu ir mažina įmonės pelną. Taip pat tikslinga nurodyti ir automobilio naudojimo laikotarpį ar kitus apribojimus. Pasirašius panaudos sutartį su darbuotoju, jo asmeninis automobilis gali būti naudojamas įmonės reikmėms. Papildomai yra parengiamas įsakymas dėl kuro normos ir kuro sąnaudų pripažinimo, kuras yra nurašomas arba teikiamas kelionės lapas su kelionių maršrutais.

Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) požiūriu, nuoma už darbuotojo automobilį turėtų būti mokama epizodiškai, pagal poreikį, o ne kiekvieną mėnesį. Tai pagrindžia principą, kad automobilis turėtų būti naudojamas tik įmonės reikmėms.

Automobilio įsigijimas ar veiklos nuoma įmonės vardu

Jei automobilio įmonės veiklai reikia nuolat, tačiau jį kartais naudojate ir asmeniniais tikslais, rekomenduojama mokėti 0,75 proc. automobilio vertės mėnesinį mokestį bei paruošti dokumentus, kurie pagrindžia transporto priemonės naudojimą versle. Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu (įmonė perka automobilį iš fizinio asmens ar lizingu).

Jei įmonė šiuo metu nėra pajėgi įsigyti automobilio, galima pasinaudoti veiklos nuoma arba sudaryti panaudos sutartį. Dažniausiai tokia sutartis yra sudaroma su akcininku ar bendrijos nariu, tačiau kartais susitarimas galimas ir su darbuotojais.

Įmonės automobilio naudojimas asmeniniais tikslais: pajamos natūra

Įmonės automobilis dažnai atrodo kaip paprastas sprendimas - patogu darbuotojui, efektyvu verslui. Visgi, realybėje tai viena iš jautriausių sričių mokesčių prasme. Net ir nedidelės detalės, pavyzdžiui, kur automobilis laikomas po darbo, gali turėti tiesioginę įtaką mokesčiams. Teisinio reguliavimo specialistas Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad didžiausia klaida yra manyti, jog automobilis automatiškai laikomas tik darbo priemone.

Kas yra pajamos natūra?

Bendroji taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Tačiau, jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra. Martynas Endrijaitis akcentuoja, kad jeigu darbuotojas automobiliu naudojasi ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, važiuoja iš darbo į namus ir atgal, tokia nauda laikoma pajamomis natūra. Tai reiškia, kad ji apmokestinama kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Kitaip tariant, net jei darbuotojas negauna papildomų pinigų, vien galimybė naudotis automobiliu gali padidinti jo mokestinę naštą. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais.

Kada automobilio naudojimas laikomas asmeniniu?

Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais. Nuo jų privaloma skaičiuoti gautas pajamas natūra ir mokėti gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei „Sodros“ įmokas.

Martynas Endrijaitis atkreipia dėmesį, kad automobilio laikymas prie darbuotojo namų yra vienas iš kriterijų, leidžiančių manyti, jog jis naudojamas ir asmeniniais tikslais.

Automobilis prie namų - VMI vertinimas ir rizikos lygis

Tačiau yra išimtis. Automobilio laikymas prie darbuotojo namų nėra vertinamas kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais tik tuo atveju, kai darbuotojas atlieka tokias darbo funkcijas, kurios gali pareikalauti jo išvykimo šiuo automobiliu į darbą bet kuriuo paros metu. Kai darbdavys gali tai pagrįsti ir tai yra nustatyta vidinėse darbdavio tvarkose, automobilis laikomas naudojamu darbo funkcijoms atlikti ir tokiu atveju mokestinių pasekmių pagal GPMĮ nuostatas nekyla.

Pajamų natūra apskaičiavimo būdai

VMI Teisės departamento direktorė Rasa Virvilienė aiškina, kad nėra nieko bloga, jei įmonės automobilis naudojamas asmeniniams tikslams, tačiau tokiais atvejais galioja papildomos mokestinės taisyklės. Tai reiškia, kad įmonės turto naudojimas turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai. Darbuotojo pajamos natūra dėl įmonės (tarnybinio) automobilio naudojimo asmeniniais tikslais pripažįstamos, įvertinamos bei apskaičiuojamos kiekvieną mėnesį, vadovaujantis GPM įstatymu bei Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašo 4 arba 5 punkto nuostatomis.

Yra du būdai, kaip galima apskaičiuoti pajamas natūra, susijusias su įmonės automobilio naudojimu asmeniniais tikslais:

• Supaprastintas būdas: Taikomas 0,70% (be degalų) arba 0,75% (su degalais) tarifas nuo tikrosios automobilio rinkos kainos, buvusios sausio 1 d.
• Pagal nuomos rinkos kainą: Įvertinama tikroji automobilio nuomos rinkos kaina laikotarpiui, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais.

VMI Kontrolės departamento direktorė Kristina Jakštienė teigia, kad dažniausiai įmonės renkasi pirmąjį variantą - fiksuotus procentus. Ji aiškino, kad tokiais atvejais, kai įmonės sprendimu jos įsigytas automobilis suteiktas naudotis ir darbuotojams asmeniniais tikslais, taip pat ir važiavimui iš darbo į namus ir iš namų į darbą, darbuotojo ir darbdavio susitarimu tai gali būti apskaičiuojama dviem būdais. Pasirinkus supaprastintą naudos įvertinimo būdą (tarkime, 0,75 proc.), pajamos natūra apskaičiuojamos nuo automobilio tikrosios rinkos kainos už kalendorinį mėnesį, nepriklausomai nuo to, kokią mėnesio dalį įmonės darbuotojas faktiškai naudojosi automobiliu asmeniniais tikslais. Preziumuojama, kad nauda gaunama, jeigu gyventojui automobilis suteiktas naudotis ir pasinaudojimo faktas bei apimtis nenustatinėjama.

Apmokestinimo pavyzdžiai

Pavyzdys Nr. 1: Fiksuotas procentas (0,75%)

Įmonė suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kurio rinkos kaina sausio 1 d. yra 50 000 eurų. Įmonė taip pat apmoka ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus, todėl darbuotojo gaunama nauda vertinama 0,75% nuo automobilio vertės.

Tokiu atveju darbuotojas per mėnesį gauna 375 eurų pajamų natūra (50 000 x 0,0075 = 375). Nuo šios sumos turi būti apskaičiuoti ir sumokėti šie mokesčiai:

• GPM (20%): 75 eurai
• „Sodros“ įmokos (21.24%): 79,76 eurai
• PVM: 5,25 eurai

Taigi, įmonei tai kainuotų 160 Eur per mėnesį.

Pavyzdys Nr. 2: Pagal nuomos rinkos kainą

Įmonė padalinio vadovui leidžia naudoti jos automobilį ne tik darbo, bet ir asmeninėms reikmėms. Pagal susitarimą darbuotojas šį automobilį darbo reikmėms gali naudoti 70%, o asmeninėms reikmėms - 30% viso naudojimo laiko (asmeniniams poreikiams tenkinti sunaudotus degalus darbuotojas apmoka pats). Gautą naudą pasirenkama vertinti pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą, kuri yra 520 Eur per mėnesį.

Darbuotojo gauta nauda natūra - 156 Eur (520 x 30% = 156) per mėnesį.

Mokesčių (GPM ir VSD įmokų) sumos nesiskiria, nepriklausomai nuo pasirinkto pajamų natūra skaičiavimo būdo. Svarbiausia - kas juos sumokės. Pajamos natūra, kaip ir bet kokios kitos pajamos, deklaruojamos GPM313 deklaracijoje tada, kai jos buvo išmokėtos.

Automobilių naudojimo ir apskaitos tvarkos nustatymas

Božena Sliževska, „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė, pabrėžia, kad įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius. Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti. Jei automobiliai naudojami asmeniniais tikslais ne darbo metu, tai taip pat turi būti aptarta taisyklėse.

Vidinės taisyklės ir įsakymai

Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje, labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė. Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtintas keliais dokumentais, pvz.: „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“ arba pasirašomas atskiras susitarimas „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“.

Įmonės vadovai turėtų apibrėžti, kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia, pvz.: vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30 proc. laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30 proc., o visa kita - leidžiami atskaitymai.

Kelionių ir ridos apskaita

Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą. Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Kokiu būdu yra renkama ir pildoma informacija apie keliones, įmonė turi nusistatyti vidinėse taisyklėse. Ką nurodyti kelionės lapuose, sprendžia pati įmonė.

Degalų ir eksploatavimo išlaidų apskaita

Kalbėdama apie įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitą, B. Sliževska išskiria kelis aspektus. Kuro pylimo tvarką (laiką, vietą ir pan.) įmonės nusistato individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis. Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai. Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.

Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Taip pat ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį už praėjusius metus reikia iki vasario 15 d.

Elektromobilių naudojimas įmonės veikloje

Vis daugiau įmonių galvoja apie aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius. Anot B. Sliževskos, elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai, todėl įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų:

• Normos: Atsižvelgiant į turimus elektromobilius, įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas.
• Įkrovimo infrastruktūra: Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
• Elektros energijos apskaita: Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
• Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos: Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.

PVM atskaita ir mokesčių optimizavimas

PVM atskaitos galimybės

Vienas dažniausių klausimų - ar galima susigrąžinti automobilio pirkimo PVM. Teoriškai - taip, praktikoje - tik su įrodymais. Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei automobilis bent trumpam naudojamas PVM apmokestinamoje veikloje (pvz., nuomojamas), atsiranda galimybė taikyti PVM atskaitą. Tačiau būtina įrodyti, kad sandoris nėra dirbtinis, veikla vykdoma realiai, PVM apskaičiuotas ir sumokėtas. Jeigu šios sąlygos įvykdytos, dalis PVM gali būti susigrąžinta.

PVM atskaita už lengvąjį automobilį tikslinama per 5 metus. Tai reiškia, kad visa suma negali būti atskaitoma iš karto. Pavyzdžiui, jei automobilio kaina yra 24 200 Eur, o PVM suma - 4 200 Eur, metinė PVM dalis būtų 840 Eur (4 200 / 5), o mėnesinė - 70 Eur (840 / 12). Tai reiškia, kad jei automobilis nuomojamas vieną mėnesį, į PVM atskaitą galima įtraukti 70 Eur. Atitinkamai galima skaičiuoti ir dienomis - kuo trumpesnis naudojimo laikotarpis, tuo mažesnė atskaitoma suma.

Elektromobilio nuomos pirkimo PVM atskaitomas, jeigu jo įsigijimo kaina nuomotojui ne didesnė kaip 50 000 Eur su PVM.

Dažniausios klaidos ir jų pasekmės

Praktikoje įmonės dažniausiai susiduria su tomis pačiomis problemomis:

• Neapibrėžtas naudojimas: Kai nėra aišku, ar automobilis naudojamas tik darbui, ar ir asmeniškai, atsiranda rizika papildomiems mokesčiams.
• Per maža nuomos kaina: Bandymas „optimizuoti“ gali atsisukti prieš pačią įmonę.
• Dokumentų trūkumas: Be įrodymų net ir teisėta schema gali būti laikoma dirbtine.
• Netinkamas PVM taikymas: Formaliai atliktas sandoris dar nereiškia, kad PVM atskaita bus pripažinta.

Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažinti kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.

Kaip optimizuoti mokesčius?

Automobilio naudojimas įmonėje gali būti efektyvus sprendimas, tačiau tik tada, kai viskas daroma strategiškai. Svarbiausia ne „apeiti“ mokesčius, o juos valdyti:

• aiškiai apibrėžti naudojimo tvarką;
• įsivertinti realų poreikį;
• taikyti rinkos kainas;
• kaupti įrodymus;
• planuoti PVM atskaitą iš anksto.

Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad saugiausia strategija - skaidrumas ir pagrįstumas. Jei įmonė gali aiškiai paaiškinti kiekvieną sprendimą, mokesčių rizika ženkliai sumažėja.

Kada verta peržiūrėti savo situaciją?

Jeigu įmonėje yra bent vienas automobilis, verta įsivertinti:

• ar jis naudojamas tik darbo tikslais;
• ar darbuotojai juo naudojasi po darbo;
• ar nuomos kaina atitinka rinką;
• ar turite visus reikalingus dokumentus.

Nes šioje srityje net smulkios detalės gali lemti didelius finansinius skirtumus. Dažniausiai klausimas yra ne „ar turite riziką“, o „kiek ji jums kainuos, jei ją ignoruosite“.

Norint paprasčiau valdyti automobilio išlaidas ir dokumentus, tokios platformos kaip „Sąskaita123“ leidžia greitai išrašyti sąskaitas, sekti išlaidas bei tvarkyti finansinius dokumentus vienoje vietoje, todėl lengviau užtikrinti, kad visi automobilio naudojimo kaštai būtų tinkamai pagrįsti. Tvarkinga apskaita ne tik sumažina rizikas, bet ir leidžia aiškiai matyti realią automobilio kainą įmonei.

tags: #nuosavo #automobilio #naudojimo #darbo #reikalams #iteisinimas

Populiarūs įrašai:

• naujos Lauros Remeikienės ir Rolando Janušo dainos
• Kaip pakeisti generatoriaus diržą Opel Movano
• Stogo skersiniai Volvo 940/960 / V90
• Mokykitės vairuoti rusų kalba
• Atsiliepimai ir patarimai apie Passat automatines dėžes