Daugelis įmonių savo veikloje naudoja automobilius, juos įsigydamos, nuomodamos ar naudodamosi pagal panaudos sutartis. Pastaruoju metu vis daugiau įmonių atsigręžia į aplinkai draugiškesnį transportą, rinkdamasi elektromobilius. Tinkamas automobilių naudojimo įmonėje apskaitos ir apmokestinimo reglamentavimas yra itin svarbus siekiant išvengti nepageidaujamų pasekmių ir mokesčių rizikos.
Pagrindinės automobilio naudojimo įmonėje taisyklės
Norint tinkamai tvarkyti įmonės automobilių apskaitą, būtina laikytis tam tikrų sąlygų ir taisyklių:
- Patvirtinkite automobilių naudojimo taisykles: Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka. Tai apima informaciją apie tai, kokioms reikmėms jie naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos ir kokia atsakomybė taikoma už taisyklių pažeidimą. Taisyklės ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius.
- Naudojimas darbo reikmėms: Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti. Jei automobiliai naudojami asmeniniais tikslais ne darbo metu, tai taip pat turi būti aptarta vidinėse taisyklėse. Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) sugriežtino tvarką, todėl darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
- Rinkite informaciją apie keliones: Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą. Šie dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Alternatyva kelionės lapams gali būti GPS sekimo sistemos, leidžiančios sekti kelionės maršrutus.
- Veskite degalų ir automobilių eksploatavimo išlaidų apskaitą: Kuro pylimo tvarka (laikas, vieta ir pan.) nustatoma individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis. Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai. Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.
- Mokestis už aplinkos taršą: Įmonėms, naudojančioms automobilius veikloje, taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521 už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį reikia iki vasario 15 d. už praėjusius metus.
Automobilių naudojimo situacijos įmonėje
Galimos trys pagrindinės automobilio naudojimo įmonėje situacijos:
1. Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje
Darbuotojo automobilis įmonės veikloje gali būti naudojamas panaudos pagrindu. Tokioje sutartyje būtina nurodyti, kokias išlaidas kompensuos įmonė (pvz., kurą, plovimą, remontą). Šių išlaidų dokumentai išrašomi įmonės vardu ir mažina įmonės pelną. Taip pat tikslinga nurodyti automobilio naudojimo laikotarpį ar kitus apribojimus.
Pasirašius panaudos sutartį, darbuotojo automobilis gali būti naudojamas įmonės reikmėms. Papildomai parengiamas įsakymas dėl kuro normos ir kuro sąnaudų pripažinimo, kuras yra nurašomas arba teikiamas kelionės lapas su kelionių maršrutais. VMI požiūriu, nuoma už darbuotojo automobilį turėtų būti mokama epizodiškai, pagal poreikį, o ne kiekvieną mėnesį, taip pagrindžiant principą, kad automobilis turėtų būti naudojamas tik įmonės reikmėms.
2. Automobilio veiklos nuoma
Veiklos nuoma, apskaičiuojant pelno mokestį, laikoma ilgalaike nuoma. Nuo 2025 m. sausio 1 d. įsigaliosiančios Pelno mokesčio įstatymo (PMĮ) nuostatos taikomos automobilių nusidėvėjimui ir nuomai.
Pagal nuomos sutartį mokamas nuomos mokestis ir skaičiuojamas 15% GPM. Gyventojo automobilio nuomos pajamoms taikomas 15% GPM tarifas. Nuompinigiai už automobilio nuomą, mokami darbuotojui, paprastai nėra laikomi darbo užmokesčiu. Automobilio nuoma - įprastos komercinės veiklos pajamos, nuo kurių skaičiuojamas PVM ir pelno mokestis. Bet kokios automobilio nuomos paslaugos apmokestinamos 21% PVM. Lengvojo automobilio nuoma kitai Lietuvos įmonei apmokestinama 21% PVM.
Galimybė atskaityti pirkimo PVM atsiranda nuo to mėnesio, kurį automobilis bus pradėtas nuomoti su PVM. Nuomos pirkimo PVM gali būti atskaitomas, jeigu automobilio įsigijimo vertė su PVM ne didesnė kaip 50 000 Eur. Nustatyti žalos dydį ir atvejus, kai turi būti mokamas žalos atlyginimas, šalys susitaria sutartyje. Nuomos sutartyje turėtų būti aiškiai susitarta dėl nuomos kainos. Su darbuotoju sudarytos civilinės sutarties sąlygos turėtų būti tokios pačios, kaip ir rinkoje.
3. Automobilio naudojimas pagal panaudą
Įmonė turėtų nuspręsti, kokią sutartį sudaro - nuomos ar panaudos. Panaudos sutartį su įmone gali sudaryti turto savininkas ar jo įgaliotas asmuo. Kai panaudos sutartyje nustatyti mokėjimai, ją reikėtų laikyti nuomos sutartimi. Automobiliui, kurį įmonė naudoja pagal panaudos sutartį, degalus turėtų pirkti pati įmonė.
Įmonės automobilio naudojimas asmeniniais tikslais ir apmokestinimas
Bendra taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra. Darbuotojo nauda, gauta naudojantis darbdavio automobiliu asmeniniais tikslais, yra apmokestinama taip pat, kaip ir su darbo santykiais susijusios pajamos. Įmonės privalo apskaičiuoti ir deklaruoti šią naudą, o darbuotojai turi mokėti atitinkamus mokesčius, paskaičiuotus pagal automobilio nuomos rinkos vertę arba automobilio rinkos kainą.
Kai įmonė savo sprendimu suteikia darbuotojams naudotis įsigytu automobiliu asmeniniais tikslais, įskaitant keliones iš darbo į namus ir iš namų į darbą, darbuotojas ir darbdavys gali pasirinkti vieną iš dviejų būdų, kaip apskaičiuoti šią naudą:
- Taikant procentą nuo automobilio tikrosios rinkos kainos:
- Jei degalai nėra įskaičiuoti: taikomas 0,70% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
- Jei degalai yra įskaičiuoti: taikomas 0,75% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
- Pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą: Nauda apskaičiuojama pagal laikotarpį, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, remiantis tikrąja automobilio nuomos rinkos kaina.
Pirmasis variantas gali būti taikomas tik tuo atveju, jeigu įmonei priklausantis automobilis naudojamas įmonės veikloje, pavyzdžiui, darbuotojas juo važinėja atlikdamas darbo funkcijas ir papildomai šis automobilis naudojamas asmeniniais tikslais. Darbdaviui pasirinkus taikyti procentą nuo automobilio tikrosios rinkos vertės, šio pasirinkimo negalima keisti iki mokestinio laikotarpio pabaigos. Pasirinkus pajamas natūra skaičiuoti pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą, sprendimą pakeisti galima, tačiau reikalinga atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios iki kito būdo pasirinkimo.
Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas, siekdami pasiekti maksimalią abipusę naudą. Rinkos kainą galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis, rasti draudimo polise arba naudotis VšĮ „Emprekis“ platforma.
Pavyzdys: Darbdavys suteikia galimybę darbuotojui asmeniniams tikslams naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur su PVM. Įmonė kompensuoja ir degalus, tad taikoma 0,75% nuo rinkos kainos. Darbuotojo pajamos natūra siekia 187,5 Eur (25 000 * 0,75%). Nuo šios sumos skaičiuojami mokesčiai: GPM - 37,50 Eur (187,5 * 20%), „Sodra“ - 36,57 Eur (187,5 * 19,5%). Šis „Sodros“ procentas taikomas, jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijai; kaupimo atveju taikoma 3%.
Mokesčius galima išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio arba įmonė gali padengti juos iš savo lėšų. Jei įmonė sumoka paskaičiuotus mokesčius iš savo lėšų, ši suma nėra leidžiama atskaityti pelno mokesčio tikslais. Pritaikytų mokesčių dydžiai gali svyruoti dėl taikomo ar netaikomo darbuotojo neapmokestinamojo pajamų dydžio (NPD).
Kiti darbdavio mokami mokesčiai: „Sodra“ - 3,32 Eur (187,5 * 1,77%). PVM - 2,63 Eur (25000 * 0,05% * 21%). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.
Elektromobilių naudojimas įmonės veikloje
Elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai. Įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų:
- Normos: Įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas, atsižvelgiant į turimus elektromobilius.
- Įkrovimo infrastruktūra: Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
- Elektros energijos apskaita: Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
- Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos: Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, jie turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.
Rizikos ir rekomendacijos
Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais. Pastaruoju metu VMI požiūris į kuro nurašymą ir automobilių naudojimą įmonėse griežtėja.
Rekomendacijos:
- Jei automobilio įmonės veikloje prireikia tik retkarčiais, jį galima išnuomoti, įskaičiuojant kurą, GPM, draudimo ir kitas išlaidas. Bendra nuomos kaina turėtų būti panaši į alternatyvų - taksi paslaugų arba automobilių dalijimosi platformų įkainius.
- Kai automobilio įmonės veiklai reikia nuolat, tačiau jį kartais naudojate ir asmeniniais tikslais, rekomenduojama mokėti 0,75% automobilio vertės mėnesinį mokestį bei paruošti dokumentus, kurie pagrindžia transporto priemonės naudojimą versle. Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu.
- Jei įmonė šiuo metu nėra pajėgi įsigyti automobilio, galima pasinaudoti veiklos nuoma arba sudaryti panaudos sutartį. Dažniausiai tokia sutartis sudaroma su akcininku ar bendrijos nariu, tačiau kartais susitarimas galimas ir su darbuotojais.
- Automobilio naudojimą įmonės reikmėms pagrindžia įvairūs dokumentai, pavyzdžiui, stovėjimo vietos prie įmonės būstinės nuoma, fiksuojamas raktelių palikimas įmonės patalpose po darbo valandų ir kt.
- Mažiausia rizika tiems, kas naudoja automobilius tik darbo funkcijoms atlikti ir tai gali lengvai pagrįsti (pvz., kurjeriai, santechnikai, važiuojantys pas klientus). Taip pat, mažesnė rizika mažoms įmonėms su nereikšmingomis sumomis automobilių parke.
Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažintos kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.
„Vauxhall“: Kas yra natūra gautos išmokos mokestis?
tags: #nuosavo #automobilio #naudojimas #imones #veikloje