Įmonių automobilių naudojimas ne tik darbo reikalams, bet ir asmeniniams poreikiams yra svarbus ir kartu jautrus klausimas, kurį reikia tinkamai apsvarstyti įmonės vadovui. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais. Todėl yra esminė svarba atvirai kalbėti apie automobilių naudojimą asmeniniais tikslais, koks apmokestinimas taikomas ir kodėl svarbu to neslėpti.
Įvadas: aiškios automobilių naudojimo tvarkos svarba
Dažnas verslas savo veikloje naudoja automobilius - juos įsigyja, nuomojasi ar naudojasi pagal panaudą. Taip pat vis daugiau įmonių galvoja apie aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius.
Božena Sliževska, „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė, pateikia penkis patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį, susijusius su automobilių naudojimu: „Kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą.“ Ji atkreipia dėmesį, kad įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti.
„Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.“ Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius.
Įmonės automobilio naudojimas asmeniniais tikslais - pajamos natūra
Pajamos natūra gaunamos tada, kai gyventojas neatlygintinai, mainais arba lengvatine kaina gauna nuosavybėn arba naudoti turtą, paslaugas arba kitokią naudą, jei naudos davėjas turėjo tikslą naudą duoti konkrečiam asmeniui, kai gauto turto, paslaugų ar kitos naudos ekvivalentas pinigine išraiška pagal GPMĮ nuostatas būtų priskiriamas pajamoms (GPMĮ 2 str. 15 d.).
Darbo tikslams naudojamam automobiliui nėra papildomo apmokestinimo, tačiau svarbu įvertinti, ar automobilis reikalingas įmonės veiklai vykdyti. Darbuotojo nauda, gauta naudojantis darbdavio automobiliu asmeniniais tikslais, yra apmokestinama taip pat, kaip ir su darbo santykiais susijusios pajamos. Įmonės privalo apskaičiuoti ir deklaruoti šią naudą, o darbuotojai turi mokėti atitinkamus mokesčius, paskaičiuotus pagal automobilio nuomos rinkos vertę arba automobilio rinkos kainą.
Kai įmonė savo sprendimu suteikia darbuotojams naudotis įsigytu automobiliu asmeniniais tikslais, įskaitant keliones iš darbo į namus ir iš namų į darbą, darbuotojas ir darbdavys gali pasirinkti vieną iš dviejų būdų, kaip apskaičiuoti šią naudą:
- Taikant procentą nuo automobilio tikrosios rinkos kainos:
- Jei degalai nėra įskaičiuoti: taikomas 0,70% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
- Jei degalai yra įskaičiuoti: taikomas 0,75% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
Pirmasis variantas gali būti taikomas tik tuo atveju, jeigu įmonei priklausantis automobilis naudojamas įmonės veikloje, pvz., darbuotojas juo važinėja atlikdamas darbo funkcijas ir papildomai šis automobilis naudojamas asmeniniais tikslais. Svarbu paminėti, kad darbdaviui pasirinkus taikyti procentą nuo automobilio tikrosios rinkos vertės, tai iki tų metų mokestinio laikotarpio pabaigos jo keisti galimybės nėra.
- Pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą:
Nauda apskaičiuojama pagal laikotarpį, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, remiantis tikrąja automobilio nuomos rinkos kaina.
Pasirinkus pajamas natūra skaičiuoti pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą, sprendimą pakeisti galima, tik reikalinga atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios iki kito būdo pasirinkimo.
Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas, siekdami pasiekti maksimalų abipusę naudą. Rinkos kainą galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis arba rasti draudimo polise. Kitas būdas sužinoti informaciją apie transporto priemonių kainas Lietuvoje yra naudotis VšĮ „Emprekis“ platforma.
Pavyzdys ir mokesčiai
Pateikiame pavyzdį, kaip galima apskaičiuoti vieną iš aukščiau aprašytų variantų:
Darbdavys suteikia galimybę darbuotojui asmeniniams tikslams naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur su PVM. Įmonė kompensuoja ir degalus, tad taikoma 0,75 proc. nuo rinkos kainos.
- Darbuotojo pajamos natūra: 187,5 Eur (25 000 * 0,75 proc.).
Kiti darbuotojo mokami mokesčiai:
- GPM: 37,50 Eur (187,5 * 20 proc.).
- SoDra: 36,57 Eur (187,5 * 19,5 proc.). Šis procentas taikomas tada, jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijos „Sodroje“, kaupimo atveju papildomai taikoma 3 proc.
Mokesčius galima išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio arba įmonė gali padengti juos iš savo lėšų. Jei įmonė sumoka paskaičiuotus mokesčius iš savo lėšų, ši suma nėra leidžiama atskaityti pelno mokesčio tikslais. Pritaikytų mokesčių dydžiai gali svyruoti dėl taikomo / netaikomo darbuotojo NPD.
Kiti darbdavio mokami mokesčiai:
- SoDra: 3,32 Eur (187,5 * 1.77 proc.).
- PVM: 2,63 Eur (25000 * 0.05 proc * 21 proc.). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.
Jums nereikia vadovui tų pinigų, kurie priskaičiuoti viršaus, mokėti - jis juos jau gavo natūra. Jūs paprasčiausiai tik priskaičiuojate, kiek ten mokesčių papildomai reikia už tai mokėti, ir atimate juos iš vadovui mokėtino atlyginimo.
Kitus apskaičiavimo būdus ir informaciją, kaip teisingai sumokėti ir apskaityti mokesčius, galite aptarti su savo buhaltere. Jūsų buhalterė pasirūpins, kad priskaičiuotas PVM būtų teisingai deklaruotas ir padarys atitinkamus buhalterinius įrašus.
MB ir IĮ savininkų pajamos natūra
Atskirai norėtume paminėti, kad MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra gali būti apmokestintos dvejopai: kaip su darbo santykiais susijusios pajamos GPM ir „Sodros“ įmokomis arba kaip dividendai (pelno iš įmonės paėmimas). Tai priklauso nuo MB nario ir IĮ savininko pasirinkimo.
Pirmu pasirinkimu visos automobilio eksploatavimo ir kitos išlaidos yra leidžiami atskaitymai. Jeigu pajamos natūra pasirenkama laikyti dividendais, tuomet dalis susijusių išlaidų leidžiamais atskaitymais nebūtų galima.
Įmonės vadovai turėtų apibrėžti kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia, pvz.: vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30 proc. laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30 proc., o visa kita leidžiami atskaitymai.
Automobilio patikra prieš pirkima volvo v70 2016m
Kuro ir eksploatavimo išlaidų apskaita
Įmonių finansinėje apskaitoje fiksuojamos ūkinės operacijos, tarp jų ir susijusios su degalus (kurą) ir elektrą naudojančių priemonių panaudojimu, turi būti pagrįstos dokumentais, iš kurių būtų galima spręsti, kad degalai (kuras) ir elektra sunaudoti vieneto pajamoms uždirbti ar ekonominei naudai gauti (PMĮ 17 str. 1 d.).
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. „Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams“, - pataria vyr. buhalterė. Svarbiausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis. Taip pat kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras darbuotojai turi pateikti buhalterijai.
Įmonės apmokėti degalai, sunaudoti asmeniniais tikslais, turi būti vertinami atskirai. Pajamos, gautos natūra, įvertinamos pagal pajamų natūra davėjo degalams įsigyti turėtas išlaidas. Jei skaičiuojama 0,75 proc. nuo automobilio rinkos vertės, tai prie gautos sumos reikia pridėti ir asmeniniams tikslams sunaudotą kurą.
„Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Taip pat ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais“, - atkreipia dėmesį „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė.
Darbuotojo asmeninio automobilio naudojimas įmonės reikmėms
Jeigu turite nuomos sutartį su darbuotoju, kur nurodyta, kad už darbo reikalais nuvažiuotus kilometrus jam yra mokama, pavyzdžiui, 1 Lt, tai nuo 2010 m. reikėjo skaičiuoti 15 proc. GPM ir dėl jokių pajamų natūra nesukti galvos.
MB savininkas ir vadovas, turintis du automobilius, gali vieną iš jų pagal panaudos sutartį naudoti vien tik įmonės veiklai vykdyti. Tokiu atveju pats automobilio naudojimas nelaikomas gyventojo pajamomis, gautomis natūra, jeigu tai nėra atlygis už atliktus darbus, suteiktas paslaugas ar pan. Tačiau tokiu atveju laikoma, kad šio gyventojo pajamos natūra yra įmonės apmokėtų automobilio eksploatavimo, remonto, draudimo išlaidų dalis, proporcingai tenkanti naudojant automobilį ne darbo reikalais. Pavyzdžiui, jei direktorius turi asmeninį automobilį ir sudarius panaudos sutartį su UAB 40% sumos už automobilio remontą jam apmokama iš įmonės lėšų, degalai pagal kelionės lapus yra nurašomi į įmonės sąnaudas, kai jie sunaudojami darbo reikalais važinėjant.
Jei įmonė registruota vadovo gyvenamosios vietos adresu ir ten pat yra sandėliukas, kuriame laikomi įrankiai bei dalis medžiagų, naudojamų įmonės veiklai vykdyti, ir vadovas turi kitą asmeninį automobilį, galima surašyti pasaugos sutartį (neatlygintiną). Pagal ją savininkas saugos IĮ automobilį prie savo namų ir jokių pajamų natūra nebus skaičiuojama, jei turi kitą automobilį.
Elektromobilių naudojimo ir įkrovimo apskaita
Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas.
Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą.
Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo.
Įmonės automobilių naudojimo tvarkos pavyzdys
Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė. Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtinti keliais dokumentais, pvz., „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“ arba pasirašomas atskiras susitarimas „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“.
Pavyzdžiui, 2019 m. sausio 31 d. Vilniaus etninės kultūros centro direktoriaus įsakymu patvirtinta Tarnybinio automobilio naudojimo tvarka, kuri nustato:
Sąvokos
- Tarnybinis lengvasis automobilis - Įstaigai teisėtu pagrindu priklausantis lengvasis automobilis, kurį įstaigos darbuotojas naudoja tarnybos reikmėms.
- Netarnybinis automobilis - Įstaigos darbuotojo teisėtu pagrindu valdomas automobilis, naudojamas Įstaigos reikmėms, už kurio naudojimą mokama kompensacija degalų įsigijimo išlaidoms padengti.
Tarnybinio lengvojo automobilio naudojimas ir priežiūra
- Tarnybiniu lengvuoju automobiliu bet kuriuo paros metu, taip pat poilsio ir švenčių dienomis gali naudotis tik darbuotojai ir tik Įstaigos reikmėms.
- Tarnybinis lengvasis automobilis nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai skiriamas atsakingam darbuotojui, kurio pareigybės aprašyme priskirta vairuotojo funkcija. Priskyrimas įforminamas Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Atsakingas darbuotojas turi turėti tinkamos kategorijos galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį, kaip 2 metų vairavimo stažą, teisės aktų nustatyta tvarka yra pasitikrinęs sveikatą ir susipažinęs su tvarkos aprašu.
- Draudžiama priskirtą naudoti tarnybinį automobilį leisti vairuoti kitiems darbuotojams, kuriems nėra suteikta tam teisė.
- Apie eismo įvykius nedelsiant pranešama atsakingam asmeniui, o šis informuoja Įstaigos vadovą.
Tarnybinių automobilių saugojimas
- Tarnybinis automobilis turi būti laikomas nuolatinėje laikymo vietoje - automobilių parkavimo aikštelėje prie Įstaigos pastato.
- Po darbo, poilsio, švenčių dienomis, darbuotojų atostogų, ligos ar komandiruočių laikotarpiu automobilis laikomas nuolatinėje laikymo vietoje, išskyrus tarnybinės būtinybės ar komandiruočių atvejus, gavus direktoriaus sutikimą ir užtikrinus apsaugą.
- Tarnybiniame lengvajame automobilyje draudžiama palikti transporto priemonės registracijos liudijimą, draudimo liudijimą, radijo aparatą.
Ridos ir degalų apskaita
- Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaitą tvarko vyr. buhalteris, vadovaudamasis įrašais kelionės lapuose.
- Kelionės lapai išduodami ne ilgiau kaip iki einamojo mėnesio pabaigos.
- Kelionės lape įrašoma tarnybinį automobilį vairuojančio asmens vardas ir pavardė, pareigos, spidometro rodmenys, darbo dienos važiavimo maršrutas, nuvažiuotų kilometrų suma, vidutinė kuro norma.
- Vyr. buhalteris kiekvieną mėnesį patikrina kelionės lapų užpildymo teisingumą bei degalų sunaudojimą ir parengia sunaudotų degalų panaudojimo žiniaraštį.
- Degalų normų ir automobilio ridos limitų viršijimo išlaidas, nustačius pereikvojimo priežastis ir darbuotojų kaltę, padengia viršiję darbuotojai.
- Žiemos kuro norma Įstaigos direktoriaus įsakymu didinama iki 10 procentų, taikoma nuo lapkričio 1 d.
Techninė priežiūra ir remontas
- Tarnybinis lengvasis automobilis privalo būti pažymėtas - nurodytas Įstaigos pavadinimas ir (arba) patvirtintas Įstaigos logotipas.
- Už tarnybinio lengvojo automobilio kasdienę priežiūrą, techninės būklės kontrolę ir periodinius techninius aptarnavimus atsakingas Įstaigas vadovo paskirtas asmuo, vykdantis vairuotojo funkcijas.
- Tarnybinių lengvųjų automobilių draudimą ir privalomąją techninę apžiūrą organizuoja Įstaigos vadovo paskirtas asmuo.
- Automobilio gedimus šalina juridinis ar fizinis asmuo, laimėjęs viešojo pirkimo konkursą. Darbuotojams, neturintiems reikiamo techninio pasirengimo, neleidžiama savarankiškai šalinti automobilio gedimų.
Netarnybinių automobilių naudojimas
- Netarnybiniai automobiliai tarnybos reikmėms gali būti naudojami tik išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės naudotis tarnybiniu lengvuoju automobiliu.
- Darbuotojas, norintis naudoti netarnybinį automobilį komandiruotei, apie tai informuoja prašyme, nurodydamas automobilio duomenis.
- Leidimas naudoti netarnybinį automobilį Įstaigos reikmėms įforminamas Įstaigos direktoriaus įsakymu.
- Darbuotojas, pasinaudojęs savo automobiliu tarnybos reikmėms, per 2 darbo dienas pateikia laisvos formos ataskaitą apie vykdytas užduotis ir degalų įsigijimo dokumentus.
Atsakomybė
- Asmenys, pažeidę šio Aprašo reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.
- Darbuotojas privalo atlyginti visą padarytą žalą, jei ji padaryta tyčia, turi nusikaltimo požymių, padaryta neblaivaus ar apsvaigusio darbuotojo, pažeidus konfidencialios informacijos saugojimo pareigą, arba padaryta neturtinė žala.
VMI kontrolė ir rizikos valdymas
Paskutiniu metu griežtėja VMI požiūris į kuro nurašymą ir automobilių naudojimą įmonėse. Paprastai VMI automobilių apskaitą tikrina tik atskiru mokestiniu auto parko tyrimu ir iki šiol tikrino didesnes įmones su ženklesniu automobilių parku (5+ auto ir apyvarta virš 160’000 Eur/mėn.). Visais žinomais auto parko tikrinimo atvejais per paskutinius 2 metus, VMI nustatė pajamas natūra automobilių naudojime. Tai apmokestinama kaip darbo užmokestis. Baudų neskiriama, tačiau kuras bei auto nuoma apmokestinama papildomais 42% DU ir 21% PVM mokesčiais už praėjusius 5 metus. Tai gan ženklios sumos. Su patyrusių mokesčių konsultantų pagalba keliems pavyko tik sumažinti šią sumą, tačiau niekam nepavyko jos išvengti. VMI žiūri, ar automobiliai ir kuras yra tik darbo priemonė, ar kaip priedas prie atlyginimo, bei pradėjo taikyti įvairias naujas metodikas ir daugiau gilintis į faktus, o ne popierius.
Mažesnės rizikos situacijos
- Kai automobilis yra būtinas įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir juo ekonomiškai labiau apsimoka naudotis nei važinėti taksi ar dalinimosi paslaugos automobiliu (pvz., CityBee).
- Kai automobilis ir jo kuras naudojamas tik įmonės veikloje arba jei naudojamas įmonės veikloje bei šiek tiek asmeniniams poreikiams ir mokamos pajamos natūra (darbo užmokesčio mokesčiai 42% nuo 0,75% auto vertės kiekvieną mėnesį).
- Kai yra detalūs kelionės lapai (kas važiavo, kokiu tikslu, pas kokį klientą, kokiu tikslu, kiek km) ar kiti važinėjimą įmonės tikslais pagrindžiantys dokumentai, pvz., komandiruotės, sutartys, sąskaitos, važtaraščiai ir pan.
- Rekomenduojama, kad automobilis priklausytų įmonei.
- Mažiausia rizika tiems, kas naudoja automobilius tik darbo funkcijoms atlikti ir tai gali lengvai pagrįsti, pvz., kurjeriai, santechnikai važiuojantys pas klientus ir pan. Taip pat, mažesnė rizika mažoms įmonėms su nereikšmingomis sumomis auto parke.
Didelės rizikos situacijos
- Fiktyvūs kelionės lapai.
- Jei mokama nuoma už naudojimąsi darbuotojo automobiliu, ji yra apmokama ne už mėnesį, o tik epizodiškai už konkrečiai nuvažiuotus kilometrus, ir kaina nėra rinkos kaina, į ją įskaičiavus kurą ir kt.
- Jei automobilis nuomojamas iš darbuotojo mėnesiniu atlygiu. Tai VMI matosi netgi mėnesinėse deklaracijose.
- Jei automobilis iš įmonės gaunamas panauda ir realiai verslo tikslais naudojamas tik epizodiškai.
- Jei mokėsite 0,75%, tačiau automobilis įmonėje realiai reikalingas tik kartais, ar netenkinsite kitų sąlygų, tai visiškai nesumažins rizikos ar mokesčių už pajamas natūra.
Kai automobilis įmonės veikloje reikalingas tik epizodiškai, rekomenduojama įmonei išnuomoti savo automobilį epizodiškai, į kainą įskaičiavus kurą, 15% GPM, parkavimą, draudimą ir visas kitas išlaidas, arba naudotis taksi ar dalinimosi automobiliais paslaugomis (pvz., CityBee). Nuomos kaina turėtų būti rinkos kaina.
Jei didžioji dalis automobilio laiko ir jo kuro naudojama įmonės tikslais, o tik maža dalis - asmeniniams poreikiams (pvz., važiuoti iš/į darbą), rekomenduojama mokėti 0,75 %/mėn. nuo automobilio vertės ir turėti dokumentus, pagrindžiančius jo naudojimą versle. Rekomenduojama, kad automobilis priklausytų įmonei.
Jei automobilis naudojamas išskirtinai tik įmonės veikloje ir turi dokumentus, pagrindžiančius jo naudojimą tik versle, pvz., jis turi parkavimo vietą prie įmonės ir juo net nevažiuojama į/iš namų, raktelius po darbo darbuotojai palieka įmonėje ir pan., tuomet papildomų mokesčių neprisideda ir galima nurašyti visą kurą. Rekomenduojama, kad automobilis priklausytų įmonei.
tags: #kaip #naudoti #automobili