Dažnas verslas savo veikloje naudoja automobilius - juos įsigyja, nuomojasi ar naudojasi pagal panaudą. Vis daugiau įmonių galvoja apie aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius. Automobilių naudojimas ir apskaita įmonėje kelia daugybę klausimų, į kuriuos bus atsakyta šiame straipsnyje.
Automobilių naudojimo tvarka ir dokumentavimas
Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius. Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti. Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Kelionės lapai ir alternatyvos
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Šie dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Kelionės lapuose, įsakymuose ar kuro nurašymo aktuose nereikia detalizuoti maršrutų, kuriais automobilis važiavo.
Degalų ir išlaidų apskaita
Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Svarbu tvarkingai tvarkyti degalų apskaitą.
Kuro normos nustatymas
Dėl degalų (kuro) eksploatavimo išlaidų ir sunaudojimo normų įmonė patvirtina normas, atsižvelgdama į degalų gamintojo nurodytus techninius duomenis. Įmonė, atsižvelgdama į veiklos pobūdį ir darbo sąlygas, gali ir pati nusistatyti kitą metodiką. Degalų norma gali būti nustatoma pagal bandomuosius važiavimus ar pagal techninę dokumentaciją. Bet kokiu atveju, degalų sunaudojimo norma turi būti techniškai pagrįsta. Tikrinti sunaudojamo kuro kiekį su nustatyta kuro norma privaloma tuomet, kai norma yra smarkiai ir (arba) dažnai viršijama. Prieš nustatant normą, priimamas įmonės vadovo parašu patvirtintas įsakymas atlikti įmonės naudojamos transporto priemonės bandomuosius važiavimus. Nuomojant automobilį pagal panaudos ar nuomos sutartį, įmonė turi įrodyti, kad kuras sunaudotas įmonės veikloje pajamoms uždirbti ir (arba) ekonominei naudai gauti. Kokius įrodymus pateikti, įmonė sprendžia pati.
Išlaidų pripažinimas
Vairuotojas, pirkdamas degalus ir sumokėjęs grynais, įmonei pateikęs degalų pirkimo kvitą be įmonės rekvizitų, turi užtikrinti, kad šios išlaidos būtų pripažintos leidžiamais atskaitymais. Tai įmanoma, jei degalų įsigijimas susijęs su įmonės pajamų uždirbimu. Įmonės automobilių degalų apskaita turi būti tvarkinga, o automobilio naudojimas pagrįstas dokumentais, pavyzdžiui, fiksuojant spidometro parodymus.
Elektromobilių apskaita
Vykstant aplinkai draugiškesnio transporto link, vis daugiau įmonių renkasi elektromobilius. Jų apskaita turi specifinių niuansų.
Įkrovimo infrastruktūra ir apskaita
Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą.
Įkrovimo išlaidos ir kompensavimas
Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo.
Automobilio naudojimas asmeniniais tikslais ir apmokestinimas
Kuomet transporto priemonė įsigyjama įmonės vardu, versle ji turi būti naudojama pagal paskirtį: uždirbti pajamas ir gauti ekonominę naudą. Darbuotojui naudojant automobilį už įmonės veiklos ribų, tai yra savoms reikmėms (vykstant apsipirkti po darbo ar atostogauti), gaunama nauda turi būti atitinkamai apmokestinama. Kalbant paprastai, reikia susimokėti papildomus automobilio mokesčius. Tokia 2021 m. sugriežtinta mokesčių administratoriaus kontrolė įmonės automobilių naudojimui ne tik įmonės veikloje įnešė nemažai sumaišties.
Pajamos natūra ir mokesčiai
Nauda, gauta naudojantis įmonės automobiliu, priskiriama darbuotojo pajamoms natūra. VMI rekomenduoja, kad darbuotojo gauta nauda natūra dėl įmonės automobilio naudojimo asmeniniais tikslais kiekvieną mėnesį būtų įvertinta kaip 0,75 proc. automobilio tikrosios rinkos kainos. Ši vertė apmokestinama kaip darbuotojo pajamos natūra - tai yra priskaičiuojamas 20 proc. GPM ir „Sodros“ mokesčiai: PSD 6,98 proc., VSD 12,52 proc. ir darbdavio 1,77 proc. Visos šios patirtos išlaidos pelno mokesčio tikslais yra leidžiami atskaitymai. Nauja tai, kad nuo 2021 m. metinėje deklaracijoje GPM312 reikės atskira eilute deklaruoti gyventojo gautas pajamas natūra dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais. Nuo 2010 m. pajamomis natūra laikoma darbuotojo iš darbdavio (šiuo atveju ūkininko) gauta nauda, naudojant darbdavio lengvąjį automobilį ir asmeniniais tikslais. Pajamos natūra, kaip su darbo santykiais susijusios pajamos, turi būti įvertinamos ir apmokestinamos kiekvieną mėnesį.
Naudos vertinimo būdai
Šios pajamos įvertinamos pagal Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašą. Pasirinkus gautą naudą vertinti pagal Aprašo 4 punktą, reikia žinoti, kiek faktiškai automobilis buvo naudotas asmeniniams tikslams. Darbuotojo per mėnesį gautos pajamos natūra įvertinamos pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą tuo laikotarpiu, kai darbuotojas šį automobilį naudojo asmeniniais tikslais. Vertinant šiuo būdu, apskaičiuotas naudos dydis apima automobilio eksploatavimo išlaidas (pvz., remontą, draudimą), todėl nuo jų papildomai pajamos natūra neskaičiuojamos, tačiau neapima degalų išlaidų. Jei asmeninėms reikmėms naudojami ūkio nupirkti degalai, tuomet gauta nauda už degalus apskaičiuojama pagal Aprašo 2 punktą. Gautą darbuotojo naudą galima vertinti ir supaprastintu būdu pagal Aprašo 5 punktą, tuomet nereikia fiksuoti, kiek automobilis buvo naudojamas darbo, o kiek asmeninėms reikmėms.
Pavyzdys: pajamų natūra skaičiavimas
Pavyzdžiui, vadybininkas ūkio lengvąjį automobilį naudoja neribotai darbo ir asmeninėms reikmėms. Automobilio tikroji rinkos kaina sausio 1 d. 15 000 Eur, darbdavys padengia degalų išlaidas. Skaičiavimui naudojame 0,75 proc. Pajamos natūra: 15 000 Eur x 0,75 proc. = 112,50 Eur. Nuo pajamų natūra skaičiuojami tie patys mokesčiai, kaip nuo darbo užmokesčio ir jie išskaičiuojami iš darbuotojo. Kai ūkininko, PVM mokėtojo, lengvasis automobilis naudojamas tiek PVM apmokestinamai veiklai, tiek darbuotojų asmeninėms reikmėms ir darbuotojo pajamos natūra vertinamos 0,75 proc. būdu, tuomet ūkininkas turi teisę degalų pirkimo PVM traukti į atskaitą PVMĮ nustatyta tvarka. Tik turi nepamiršti, kad pasinaudojus atskaita reikės parodyti suvartojimą privatiems poreikiams tenkinti ir sumokėti PVM į biudžetą. PVM dėl degalų privatiems poreikiams tenkinti sunaudojimo bus apskaičiuojamas 0,05 proc. nuo tikrosios automobilio rinkos kainos. Pavyzdžiui, ūkio vadybininkas ūkio lengvąjį automobilį naudoja neribotai darbo ir asmeninėms reikmėms. Automobilio tikroji rinkos kaina sausio 1 d. 15 000 Eur, darbdavys padengia degalų išlaidas. PVM privatiems poreikiams tenkinti: 15 000 Eur x 0,05 proc. = 7,50 Eur.
VMI kontrolė ir gresiančios sankcijos
VMI atstovai sako, kad įmonės vardu įsigytas turtas privalo būti naudojamas jos veikloje pagal paskirtį (pajamoms uždirbti ir ekonominei naudai gauti). Specialistai atkreipia dėmesį, kad, nors naudoti įmonės automobiliu asmeniniais tikslais nėra draudžiama, tokiu atveju reikia nepamiršti mokestinių taisyklių, t.y. toks turto naudojimas turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai.
VMI renkami duomenys ir vertinimo kriterijai
VMI vertina visus gaunamus faktus apie mokesčių mokėtojus, t.y. jų deklaruojamus bei iš trečiųjų šaltinių gaunamus duomenis, viešai pasirodžiusią informaciją žiniasklaidoje, gyventojų pateiktus duomenis apie galimą mokesčių vengimą ir pan. Pirmiausia, analizuojami pirminiai įmonių apskaitos dokumentai, jie lyginami su trečiųjų šaltinių duomenimis. VMI vertina ir aplinkybes, rodančias, kad turtas naudojamas ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui: darbuotojas, kuriam priskirtas įmonės automobilis, neturi asmeninio automobilio; įmonė neturi objektyvių įrodymų, kad visos degalų sąnaudos buvo patirtos automobilį naudojant tik verslo tikslais (nedokumentuojamos kelionės, nevedama degalų apskaita) arba kelionių dokumentuose ir (arba) degalų apskaitoje užfiksuoti tikrovės neatitinkantys faktai; degalai į tarnybinį automobilį pilami ne darbo metu: po darbo, atostogų, nedarbingumo metu, savaitgalių ir švenčių dienomis, o automobilis ne darbo metu fiksuojamas įvažiuojantis (išvažiuojantis) į kurortines teritorijas, prekybos ir pramogų vietas; bendrovė neturi automobilio saugojimo vietos; automobiliai saugomi automobilius naudojančių gyventojų gyvenamaisiais adresais; nėra kontroliuojamas automobilių naudojimas ne darbo metu ir pan.
Kontrolės veiksmai ir atsakomybė
Jeigu kyla įtarimų, kad turtas gali būti naudojamas asmeninėms reikmėms, VMI atlieka stebėsenos veiksmus. Išimtiniais atvejais, kai įmonė nesureaguoja į pateiktas rekomendacijas, griebiasi ir kontrolės veiksmų. Nustačius, kad įmonė nesilaikė nustatytos tvarkos ir turtas naudotas asmeniniams tikslams, įmonei tenka apskaičiuoti ir sumokėti GPM (gyventojų pajamų mokestį), „Sodros“ įmokas, PSD (privalomąjį sveikatos draudimą) už visą laikotarpį, kai jis buvo naudojamas asmeniniams poreikiams. Taip pat patikrinimo metu nustačius, kad turtas įsigyjamas įmonės reikmėms, tačiau jis neskirtas pardavimui, nenaudojamas nuomai ar paslaugoms už atlygį teikti, tačiau pirkimo PVM (pridėtinės vertės mokestis) įtraukas į PVM atskaitą, atsiranda pareiga apskaičiuoti ir į biudžetą sumokėti pardavimo PVM. VMI siekis - ne baudų skyrimas, o pirmiausia - informacijos suteikimas juridiniams asmenims arba įspėjimai pasitaisyti. Tačiau VMI fiksuoja privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis atvejus.
Dažniausi pažeidimai
Dažniausiai tokie nusižengimai nustatomi dėl automobilių bei gyvenamosios paskirties būsto naudojimo asmeniniams tikslams, piktnaudžiavimo verslo kelionėmis jas paverčiant poilsinėmis. Taip pat nustatoma ir atvejų, kai verslo įsigytu motociklu ar laivu savo asmeninėms reikmėms naudojasi įmonės akcininkai ar vadovai bei jų šeimos nariai. Pasitaiko ir tokių atvejų, kai įmonės lėšomis įsigyjami įvairūs buityje naudojami daiktai ar paslaugos, kai naudos gavėju galiausiai tampa įmonės darbuotojai. Tokie pirkiniai dažniausiai argumentuojami kaip įmonės reprezentacijai naudojamos prekės ar paslaugos (prabangi kosmetika, kostiumai ir kt.), prisidengiama darbuotojų sveikatos gerinimo tikslais (pvz., perkant botulino injekcijas). Kilus klausimams, visuomet įvertinamas faktinis įmonių bei darbuotojų poreikis tam tikroms prekėms ar paslaugoms.
Pavyzdys iš praktikos
Mažoji bendrija, vykdanti kūrybinę, meninę, pramogų organizavimo bei reklamos ir rinkos tyrimų veiklą, 2023 m. įsigijo itin brangų lengvąjį automobile už daugiau kaip 251 tūkst. eurų. Bendrijos atstovai teigė, kad transporto priemonė reikalinga profesinei veiklai: nuvykimui į renginius, filmavimus, repeticijas, prekių paėmimui bei socialinių tinklų turinio kūrimui. Tačiau automobilio naudojimas nebuvo dokumentuojamas - nebuvo nustatyta nei naudojimo, nei kuro apskaitos tvarka. Surinkus papildomus duomenis iš trečiųjų šaltinių nustatyta, kad automobilis dažnai fiksuotas prekybos ir laisvalaikio vietose savaitgaliais bei švenčių dienomis. Vėliau juridiniai asmenys pripažino, kad transporto priemonė buvo naudojama ir asmeniniais tikslais. Dėl to apskaičiuotos pajamos natūra bendrijos vadovui - daugiau nei 5,2 tūkst. eurų mokėtino gyventojų pajamų mokesčio.
Deklaravimo tendencijos
VMI sako, kad juridiniai asmenys kur kas aktyviau, savanoriškai deklaruoja pajamas natūra. Per keturis metus, lyginant 2024 m. su 2020 m., pajamas natūra deklaruojančių įmonių skaičius išaugo tris kartus. Nuo 2022 m. gyventojų pajamas natūra dėl kitam asmeniui priklausančio automobilio naudojimo įmonės deklaruoja atskirai nuo kitų pajamų natūra. Tai leidžia VMI gauti ir vertinti tikslesnę informaciją apie įmonių automobilių naudojimą privačių poreikių tenkinimui. Už 2022 m. dėl automobilių naudojimo privatiems poreikiams deklaruota pajamų suma sudarė beveik 33,8 mln. eurų, mokėtinas GPM - daugiau nei 5,6 mln. eurų, 2023 m. - pajamų suma apie 48,8 mln. eurų ir apie 8,3 mln. eurų mokėtinas GPM, o 2024 m. - 67,6 mln. eurų ir beveik 11,5 mln. eurų mokėtinas GPM. VMI atliekant švelniąsias stebėsenos priemones ir išimtinais atvejais kontrolės veiksmus per 2022-2024 m. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 23 mln. eurų. 2025 m. I pusm. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 4,5 mln. eurų.
Ūkininko lengvojo automobilio apskaita ir mokesčiai
Įsigijęs lengvąjį automobilį, ūkininkas susiduria su mokesčių klausimais. Pagal Gyventojų pajamų mokesčio (GPM) įstatymo 18 str. 3 d. 2 p., lengvųjų automobilių įsigijimo išlaidos individualios veiklos leidžiamiems atskaitymams nepriskiriamos, t. y. įsigijus lengvąjį automobilį su PVM, jo pirkimo PVM negali būti traukiamas į PVM atskaitą, t. y. susigrąžinamas. Tačiau jei lengvasis automobilis naudojamas vykdomai ekonominei veiklai (PVM 58 str. 1 d.), tuomet 50 proc. įsigijus lengvąjį automobilį, kuris bus naudojamas individualiai veiklai, reikia pateikti formą FR0457, kurioje deklaruosite turto dalies (procentais) priskyrimą individualiai veiklai. Pavyzdžiui, ūkininkas FR0457 formoje deklaravo, kad lengvąjį automobilį ūkio veikloje naudos 70 proc. Kai automobilis (įsigytas po 2002 m. liepos 1 d.), kurio pirkimo PVM nebuvo atskaitytas, yra parduodamas, jį galima parduoti be PVM (PVMĮ 33 str. 1 d.).
tags: #automobilio #naudojimas #kuras #debetas