Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio, tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų. Ar galimas nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje, kas gali vairuoti įmonės automobilį, kaip turi būti atliekama įmonės automobilių degalų apskaita? Atsakymai į šiuos ir kitus klausimus apžvelgiami šiame straipsnyje.
Automobilio naudojimo įmonėje situacijos
Galimos trys pagrindinės automobilio naudojimo įmonėje situacijos:
- Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje.
- Automobilio veiklos nuoma (pagal automobilio nuomos sutartį su įmone).
- Automobilio naudojimas pagal panaudos sutartį.
Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje
Darbuotojo automobilis įmonės veikloje gali būti naudojamas panaudos pagrindu. Tokiu atveju sutartyje būtina nurodyti, kokias išlaidas įmonė kompensuos (pvz., kurą, plovimą, remontą). Šių išlaidų dokumentai turėtų būti išrašomi įmonės vardu, nes tai leidžia mažinti įmonės pelną. Taip pat tikslinga sutartyje nurodyti automobilio naudojimo laikotarpį ar kitus apribojimus.
Pasirašius panaudos sutartį su darbuotoju, jo asmeninis automobilis gali būti naudojamas įmonės reikmėms. Papildomai gali būti parengiamas įsakymas dėl kuro normos ir kuro sąnaudų pripažinimo. Kuro sąnaudos nurašomos arba teikiamas kelionės lapas su kelionių maršrutais. Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) požiūriu, nuoma už darbuotojo automobilį turėtų būti mokama epizodiškai, pagal poreikį, o ne kiekvieną mėnesį. Tai pagrindžia principą, kad automobilis turėtų būti naudojamas tik įmonės reikmėms.
Įmonės automobilio naudojimas asmeniniais tikslais
Bendroji taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Deja, kartais tai įrodyti gali būti sudėtinga. Norint teisingai apskaityti automobilio naudojimą, būtina laikytis šių sąlygų:
- Automobilio veiklos nuoma ar pirkimas yra pateisinami tik tada, kai transportas būtinas kasdienei įmonės veiklai ir yra pigesnis pasirinkimas nei taksi paslaugos.
- Jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamos natūra.
- Reikalinga detali kelionių apskaita (kas, kokiu adresu ir tikslu važiavo ir kt.) - lengvojo automobilio kelionės lapas apskaitą palengvina.
- Automobilio nuoma įmonės darbuotojui turėtų būti mokama epizodiškai, atsižvelgiant į realų automobilio poreikį, o ne kaip dalis darbo užmokesčio.
- Turi būti patvirtinta įmonės automobilių naudojimo tvarka, kurioje numatytas degalų įsigijimas, maršrutų planavimas ir kt.
Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, bet automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažintos kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.
Įmonės automobilio naudojimo rekomendacijos
Pastaruoju metu įmonių automobiliai sulaukia daugiau dėmesio, siekiama užkirsti kelią jų naudojimui asmeninėms reikmėms. Tinkamą automobilio naudojimą pagrindžia tvarkinga apskaita.
Retkarčiais reikalingas automobilis
Jei automobilio įmonės veikloje prireikia tik retkarčiais, jį galite išnuomoti, įskaitant kurą, GPM, draudimo ir kitas išlaidas. Bendra nuomos kaina turėtų būti panaši į alternatyvų - taksi paslaugų arba automobilių dalijimosi platformų įkainius.
Nuolat reikalingas automobilis su galimybe naudoti asmeniniais tikslais
Kai automobilio įmonės veiklai reikia nuolat, tačiau jį kartais naudojate ir asmeniniais tikslais, rekomenduojama mokėti 0,75 proc. automobilio vertės mėnesinį mokestį bei paruošti dokumentus, kurie pagrindžia transporto priemonės naudojimą versle. Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu (įmonė perka automobilį iš fizinio asmens ar lizingu).
Automobilio įsigijimo galimybės
Jei įmonė šiuo metu nėra pajėgi įsigyti automobilio, galima pasinaudoti veiklos nuoma arba sudaryti panaudos sutartį. Dažniausiai tokia sutartis yra sudaroma su akcininku ar bendrijos nariu, tačiau kartais susitarimas galimas ir su darbuotojais.
Automobilio naudojimą įmonės reikmėms pagrindžia įvairūs dokumentai, pavyzdžiui, stovėjimo vietos prie įmonės būstinės vietos nuoma, fiksuojamas raktelių palikimas įmonės patalpose po darbo valandų ir kt.
Kuro apskaita ir nurašymas
Kuro apskaita įmonėje yra svarbi, o jos tvarkymas kelia nemažai klausimų. Pagrindinis principas - visos ūkinės operacijos turi būti užregistruotos apskaitos registruose.
Degalų sąnaudų pripažinimas
Siekiant degalų sąnaudas laikyti leidžiamais atskaitymais, būtina pagrįsti, jog tam tikra transporto priemonė tuos degalus naudoja verslo tikslams, įmonės pajamoms uždirbti ar gauti kitokią naudą įmonės veiklai. Degalų sąnaudų sąsajas su pajamų uždirbimu turi pagrįsti degalų sunaudojimo bei įsigijimo dokumentai, tuo pačiu įrodantys, jog tam tikra transporto priemonė įsigytus degalus naudoja verslo tikslais.
Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį bei kitas darbo sąlygas, pati įmonė turi galimybę nustatyti, kokiais dokumentais turi būti įforminamas kuro bei kitų, su kurą naudojančių priemonių eksploatavimu susijusių, medžiagų sąnaudų vedimas. Gali būti pasirenkama naudoti degalų nurašymo aktus, degalų sunaudojimo ataskaitas ir pan. Naudojant tokius dokumentus, kuro bei kitos su automobilių naudojimu susijusios sąnaudos, gali būti pripažintos leidžiamais atskaitymais ir be dokumentų, kuriuose detaliai išdėstomi automobiliu važiuoti maršrutai (kelionės lapai).
Tačiau, praktikoje itin dažnai tikrinant kuro sąnaudų ataskaitas ir jas prašant pagrįsti, reikalaujama pateikti kelionės lapus. Kiti įmonės pateikti kuro sąnaudas pagrindžiantys dokumentai gali būti laikomi nepakankamais. Tokie reikalavimai dažniausiai pateikiami tose tikrinamose įmonėse, kuriose matomas akivaizdus piktnaudžiavimas nepagrįstu įmonės automobilių eksploatavimu.
Kuro normų nustatymas ir naudojimas
Būtina patvirtinti kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas. Tai galima nustatyti atlikus bandomuosius važiavimus arba remiantis technine dokumentacija. Bet kokiu atveju, degalų sunaudojimo norma turi būti techniškai pagrįsta. Patvirtintoje įmonės viduje degalų sunaudojimo ataskaitoje, kelionės lapuose ar kuro nurašymo akte nereikia detalizuoti maršrutų, kuriomis automobilis važiavo.
Degalai į sąnaudas nurašomi ne pagal normas, o pagal faktinį sunaudojimą. Nustačius, kad degalų sunaudojama daugiau nei nustatyta norma, reikėtų išsiaiškinti priežastį. Nesunaudoti degalai - ne sąnaudos.
Kuro apskaitos dokumentavimas
Pagrindiniai duomenys kuro apskaitai turėtų būti fiksuojami kelionės lape arba kuro nurašymo akte. Nesvarbu, kuris iš šių dokumentų naudojamas, abiejuose iš jų privalo būti automobilio odometro (skaičiuojančio nuvažiuotą automobilio atstumą) duomenys (nurašomi laikotarpio pradžioje ir pabaigoje) bei nurodyta, kas vairavo automobilį.
Galima nurodyti abstrakčiai, pavyzdžiui, „įmonės reikmėms per mėnesį nuvažiuotas atstumas“, arba „lankant prekybos vietas nuvažiuotas atstumas“. Tekstas, kuris kuo aiškiau atspindės, kad kuras sunaudotas būtent įmonės reikmėms, yra vertas apsvarstymo.
Konkretūs atvejai ir išimtys
- Remontas ir kuras: Jei remontuojant autovežį buvo išnaudota 20 litrų kuro, o prieš kelionę buvo užsipilti pilni bakai, pagal paskaičiavimą, šie 20 litrų kuro netelpa į papildymą. Tokiu atveju, jei automobilis buvo eksploatuojamas, kuras gali būti nurašomas į sąnaudas.
- Automobilio pirkimas su kuro likučiu: Kai įmonė perka automobilį iš lizingo bendrovės su kuro likučiu bake, o dalis kuro sunaudojama transporto priemonės parsigabenimui, kol mašina nepradėta eksploatuoti, šios sąnaudos gali būti pridedamos prie automobilio vertės.
- Automobilio grąžinimas nuomotojams: Jei automobilis grąžinamas nuomotojams su kuro kortelėmis, o vairuotojas pildėsi degalus, tokios sąnaudos gali būti įtrauktos į neleidžiamus atskaitymus arba, jei įmanoma, priskirtos atskaitingam asmeniui (pvz., direktoriui).
- Kuras iš Baltarusijos: Baltarusijoje įsigyto kuro sąnaudos laikomos leidžiamais atskaitymais, kai kuras sunaudojamas įmonės veikloje.
- PVM sąskaita faktūra už kurą mėnesio pabaigoje: Pagal kelionės lapus galima nurašyti visą kurą į sąnaudas. Jei sąskaita už kurą gauta gegužės 31 d., kurą galima nurašyti tą pačią dieną, nes automobilio bake negali būti visiška tuštuma mėnesio pabaigoje.
Pajamos natūra: apibrėžimas ir skaičiavimas
Pajamos natūra apibūdinamos kaip neatlygintinai, mainais ar lengvatine kaina gautas turtas ar paslaugos, kita gauta nauda, kai iš to gaunama nauda pinigine išraiška galėtų būti priskiriama pajamoms. Paprasčiau tariant, pajamoms natūra priskiriama gauta darbuotojo nauda asmeniniais tikslais naudojant įmonės turtą (pvz., automobilį).
Jei įmonės automobilis naudojamas darbuotojo asmeniniais tikslais, pajamos natūra gali būti skaičiuojamos 2 būdais:
- Taikant automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą: Pajamos natūra apskaičiuojamos dauginant automobilio nuomos tikrosios rinkos kainą iš automobilio naudojimo darbuotojo asmeniniams poreikiams procentinės dalies. Šiuo būdu į pajamas natūra įeina automobilio eksploatavimo išlaidos, išskyrus kurą, sunaudotą darbuotojo asmeniniams reikmėms.
- Remiantis automobilio tikrosios rinkos kainos procentine dalimi: Tikroji rinkos kaina dauginama iš 0,70 proc. (jei neįskaičiuojama kuro kaina) arba 0,75 proc. (kai įskaičiuojamas ir kuras). Naudojantis šiuo būdu, pajamų natūra apskaičiavimui nereikia nustatinėti faktiškai ne darbo reikalais naudoto automobilio laiko.
Itin svarbu įmonės vidaus tvarkos taisyklėse ir kituose įmonės teisės aktuose apibrėžti visus su pajamų natūra skaičiavimu susijusius klausimus. Labai didelė tikimybė, jog tikrinant įmonei priklausančius automobilius bei jų eksploatavimo procesą, galima sulaukti priverstinio lengvųjų automobilių naudojimo apmokestinimo traktuojant mokestį kaip pajamas natūra už praėjusius 5 metus.
Minimalūs reikalavimai kuro apskaitai
Vykdant bent minimalius reikalavimus kuro apskaitoje, galima jaustis ramiau. Lengviausia tiems, kurie nuolat naudoja automobilius tik darbo reikalams (pavyzdžiui, kurjeriai, meistrai važiuojantys pas klientus į namus, interneto ir kitų telekomunikacijų atstovai ir pan.) ir turi tai pagrindžiančius dokumentus.
Pagrindinės sąlygos, kurias būtina atitikti norint pagrįsti, jog automobilis įmonėje naudojamas tinkamai:
- Automobilis būtinas įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir ekonomiškai labiau apsimoka juo naudotis nei nuomojantis transporto priemonę arba naudojantis taksi paslaugomis. Svarbu pabrėžti, jog kelionė į darbą ir iš jo nėra laikoma darbo funkcija, todėl šis laikas priskiriamas automobilio naudojimo asmeniniams tikslams laikui.
- Automobilis bei jo kuras naudojamas tik vykdant įmonės veiklą, arba tik vykdant įmonės veiklą ir šiek tiek asmeniniams tikslams, ir yra mokamos pajamos natūra.
- Turi būti detalūs kelionės lapai, kuriuose nurodoma: kas vairavo automobilį, kokiu tikslu ir pas ką buvo važiuota, tikslūs adresai kur buvo važiuota, nuvažiuotų kilometrų skaičius.
- Jei mokamas nuomos mokestis už darbuotojo nuosavo automobilio naudojimą darbo tikslais: mokama ne kiekvieną mėnesį, dažnai mokama už nuvažiuotą kilometrų skaičių. Mokama nuomos kaina privalo atitikti rinkos kainą ir į ją turi būti įskaičiuota degalų kaina.
- Įmonėje turi būti patvirtintos automobilio naudojimo, degalų įsigijimo ir kitos panašios tvarkos, susijusios su automobilio eksploatacija.
tags: #ar #paskutinei #metu #dienai #nurasyti #visa