Paprasta ir universali „5 kodėl“ technika padeda lengvai ir paprastai rasti problemos šaknį bei priežastis, kurių iš pirmo žvilgsnio nesimato. Tai kartotinis tardamasis metodas, naudojamas konkrečios problemos priežasties ir pasekmių tyrinėjimui.
Priežasties-pasekmės ryšį pirmas nusakė Sokratas. O „5 kodėl“ metodą sukūrė „Toyota“ įkūrėjas Sakichi Toyoda. Iš pradžių technika buvo skirta išspręsti įmonės gamybos problemas. Nuo to laiko ji buvo plačiai paplitusi kaip „liesos“ gamybos, „Kaizen“ ir „Six Sigma“ metodikos dalis.
Penkis kartus užduodami klausimą „Kodėl?“ nustatysite problemos pobūdį, o tuomet taps aiškus sprendimas.
Kas yra „5 kodėl“ metodas?
„5 kodėl“ metodas yra paprastas problemų sprendimo įrankis, kuris apima pasikartojantį klausimą „kodėl?“ - dažniausiai penkis kartus - siekiant išsiaiškinti šaknų priežastį problemos. Jis plačiai naudojamas „Lean“ gamyboje ir proceso gerinime sprendžiant pagrindines problemas, o ne tik simptomus. „5 kodėl“ išgaunama iš „Toyota Genchi Genbutsu“ filosofijos (現 地 現 物), dažnai išverstos kaip „eiti ir pamatyti“.
Metodo specialybė yra ta, kad jai nereikia sudėtingų duomenų rinkimo priemonių ar statistinių priemonių. Tai yra dedukcinis gebėjimas užduoti klausimus ir tik pereiti į kitą, kai gaunamas faktinis atsakymas.
Kaip veikia „5 kodėl“ metodas?
Pirmiausia formuluojama pradinė problema. Norint paklausti, kodėl kilo problema, būtina išsiaiškinti, kokia yra problema. Problema turėtų būti kuo tikslesnė, o ne pernelyg supaprastinta. Šis specifiškumas padeda užtikrinti, kad kiekvienas galėtų sutikti, kas iš tikrųjų yra problema, ir išvengti aklųjų vyrų ir dramblys situacijų. Jei problemos formuluotė yra pernelyg techniška, užklausoje gali nebūti visų, esančių lentelėje. Jei tai yra pernelyg miglota ar plati, užklausa bus netvarkinga ir neproduktyvi.
Kai problema suformuluota, tardymas prasideda. Po to tyrinėtojas klausia: „Kodėl taip nutiko (vyksta)?“ Gavęs atsakymą, jis toliau klausia: „Kodėl taip nutiko?“ - tokiu būdu aiškindamasis priežasties priežastį. Taip sukuriama loginė grandinė, kuri parodo pradinę priežastį. Daroma prielaida, kad poveikis pagrindinei priežasčiai bus veiksmingiausias sprendžiant išsikeltą problemą.
Labai svarbu, kad šis procesas būtų atliekamas lėtai. Peršokti į išvadas kyla klaida ir rizika sujungti simptomus ir priežastis. Kai baigsite, kiekvienas ryšys bus logiškai pagrįstas, o pagrindinė priežastis gali būti susieta su problema dėl „ir todėl“ pareiškimų serijos.
Būtina, kad kiekvienam „kodėl?“ būtų atsakyta dėl priežasties, kuri yra būtina ir pakankama ankstesnio žingsnio atsiradimui. „Būtinas“ reiškia, kad jei ne dėl priežasties, tai neįvyks. „Pakankamas“ reiškia, kad priežastys yra pakankamos, kad poveikis atsirastų savarankiškai. Jei nėra vienintelės pakankamos priežasties, gali reikėti tęsti dvi lygiagrečias tyrimo linijas arba apsvarstyti galimybę naudoti kitą trikčių šalinimo būdą.
Nėra taisyklės, kad jūs turite sustoti būtent penkis kartus, bet paprastai penkių pakartojimų pakanka. Kai kurias problemas galima išspręsti naudojant mažiau (ar daugiau) žingsnių. Kad nebūtų praleista kažkas svarbaus, rekomenduojama visus žingsnius užrašyti. Grupinis aptarimas yra efektyvesnis: grupė geba atrasti reikšmingesnes priežastis.
Pavyzdys: Šeimyninių konfliktų analizė
Iliustruosime tai pavyzdžiu.
Pradinė problema: Šeimoje padažnėjo konfliktai, santykiai tarp sutuoktinių įtempti.
- Kodėl taip vyksta? Todėl, kad vyras nuolatos būna darbe ir neskiria šeimai laiko.
- Kodėl jis tiek daug laiko leidžia darbe? Dėl daugelio darbų, kuriems reikia jo dėmesio.
- Kodėl tiek daug darbų reikalauja jo dėmesio? Todėl, kad niekas negali jų padaryti.
- Kodėl niekas negali jų padaryti? Kadangi nėra darbuotojų, kurie būtų kompetentingi šiais klausimais.
- Kodėl nėra tokių darbuotojų? Niekas jų nepasamdė.
Šiame pavyzdyje mes persikėlėme nuo nepasitenkinimo šeimyniniais santykiais prie vidurinės grandies vadovų trūkumo.
Svarbiausi principai atliekant analizę
Po penkių (ar tiek) iteracijų „kodėl?“ turėtų būti pasiekta pagrindinė priežastis. Jei analizė buvo tinkamai atlikta, šios pagrindinės priežastys bus pašalintos ateityje. Tai galima patikrinti, pradedant nuo pagrindinės priežasties ir grąžinant priežastinio ryšio grandinę.
Pagrindinė priežastis visada turėtų būti susijusi su procesu. Tai yra svarbus, tačiau dažnai pamirštamas „5 kodėl“ metodo aspektas. Paprastai sakoma: „žmonės neapsunkina, procesai daro“. Be to, nėra naudinga nurodyti priežastis, kurios nėra mūsų kontrolės, pavyzdžiui, kaltinti problemą dėl „tornado“. Procesai yra mūsų kontrolės. Jei pasiekta priežastis negali būti pakeista arba tai nėra procesas, toliau klauskite, kodėl, kol nėra nustatyta gyvybinga priežastis. Pavyzdžiui, „tornado“ atveju galbūt kitas atsakymas į klausimą „kodėl?“ būtų: „Mūsų nepaprastosios padėties ir nenumatytų atvejų procedūros nepakankamai atsižvelgė į stichines nelaimes“.
Tyrimas baigiamas rengiant ir taikant atsakomąsias priemones. Jos turėtų būti atskirtos nuo paprastų „sprendimų“. Sprendimas sureaguoja į šią problemos pavyzdį, tačiau tai yra tik gydymas, o ne gydymas. Atsakomosios priemonės yra tvirtesnės ir apima veiksmus, skirtus užkirsti kelią pagrindinei priežasčiai vėl atsirasti. Jei planuojamų kovos priemonių neįmanoma įgyvendinti, paklauskite „kodėl?“. Gali būti, kad jūs iš tikrųjų nenustatėte pagrindinės priežasties, kurią galite kontroliuoti. Jei atsakomosios priemonės yra brangesnės arba daug laiko reikalaujančios nei problemos sprendimas, pabandykite ją pertvarkyti. Atsakomosios priemonės turėtų kuo mažiau keisti, tačiau panaikinti pagrindinę priežastį.
Kas turėtų klausti „kodėl“?
„5 kodėl“ metodas turi būti kilęs iš žmonių, kurie yra arčiausiai proceso. Tai nereikalauja specialių įgūdžių ar statistinio mokymo, tik susipažinimo su svarstomu procesu. Netgi nepriklausomi žmonės gali atlikti analizę su šiek tiek ekspertų ar etaloninių medžiagų pagalba.
Labai svarbu, kad žmonės, kurie klausia „kodėl?“, būtų žmonės, kurie žino sistemą, kuri yra sugedusi. Jei tyrimą atliekantys žmonės nėra susipažinę su procesu, jie negalės kurti tvirtos priežastinės grandinės. Tai nereiškia, kad vadovybė turėtų būti pašalinta iš „5 kodėl“ proceso; jie turi suprasti, kas nutiko, ir yra svarbios suinteresuotosios šalys rengiant bei taikant atsakomąsias priemones. Tačiau valdymas turėtų atsitraukti ir leisti domeno ekspertams vadovauti analizei.
Atsekti problemas atgal į jų pagrindinę priežastį yra būdingas pasakojimo procesas. Kiekvienas priežastinio ryšio grandis yra susijęs ir turėtų sukurti nuoseklų pasakojimą. Griežto „5 kodėl“ tyrimo rezultatai bus aprašymas, kaip problema niekuomet nebus įvykdyta, kadangi pagrindinė priežastis visada yra procesas, o priešingos priemonės turėtų būti sukurtos tam, kad šis procesas būtų tobulinamas.
Metodo privalumai ir apribojimai
„5 kodėl“ metodas pasižymi neabejotinais privalumais:
- Pirmiausia, paprastumas. Jį gali taikyti bet kas.
- Antra, reikalauja mažiau laiko, nei daugelis kitų metodų.
- Trečia, minimalūs techninės įrangos reikalavimai: priežasčių galima ieškoti tiesiog savo mintyse.
Tačiau yra ir apribojimų:
- Metodas tinka paprastoms problemoms, kai pakanka surasti vieną, esminę priežastį.
- Rezultatas labai priklauso nuo tyrėjo gebėjimų ją rasti. Pavyzdžiui, pirmiau pateiktame pavyzdyje atsakymas į trečią klausimą galėjo būti toks: „Kadangi jis neperduoda įgaliojimų darbuotojams“, o pagrindinė priežastis būtų jau visiškai kitokia.
- Jei jūsų komanda ar vartotojas nesigilins, neturės noro ir laiko atsakinėti, jo atsakymai gali nuskambėti kaip „nežinau“ ar „taip yra blogai“.
Iš dalies šiuos apribojimus galima įveikti leidžiant kelis atsakymus ir nuteikiant atsakančiuosius neskubėti, skirti pakankamai laiko apmąstymams ir tiesai. Geriausia įtraukti tuos, kurie yra arčiausiai problemos, siekiant geriausių rezultatų.
„5 kodėl“ metodo taikymas švietime
„5 kodėl“ metodas yra vertingas įrankis ne tik versle, bet ir švietimo srityje. Norint naudoti „5 kodėl“ švietime, pradėkite aiškiai išsakydami problemą, tada klauskite „kodėl“ ji įvyko. Kartokite procesą iki penkių kartų, kad išsiaiškintumėte šaknų priežastį ir sugalvotumėte priemones, kurios užkirstų kelią pakartojimui.
Pavyzdžiai apima išsiaiškinimą, kodėl mokiniai nuolat vėluoja į pamoką, kodėl užduotys nėra laiku pateikiamos ar kodėl įvyksta techniniai gedimai. Klausinėdami „kodėl“ pakartotinai, mokytojai gali nustatyti problemas, pavyzdžiui, neaiškius nurodymus ar prieigos trūkumą, ir sukurti sprendimus.
Sprendimai sprendžia tiesioginę problemą, o priemonės sprendžia šaknų priežastį ir užkerta kelią pakartotinai įvykti. Mokytojai gali integruoti šį metodą į pamokų projektus ar diskusijas, mokydami mokinius, kaip giliau nagrinėti problemas.
Kas yra 5 „Kodėl“? – pagrindinės priežasties analizės metodas
„5 kodėl“ kaip „Lean“ filosofijos dalis
„5 kodėl“ metodas buvo sukurtas „Toyota Motor Company“ įkūrėjo Sakichi Toyodos ir yra glaudžiai susijęs su „Lean“ vadybos koncepcija ir „Kaizen“ filosofija. „Lean“ - tai taupiosios vadybos koncepcija, kuria siekiama sumažinti švaistymą ir kartu padidinti vertę klientui.
Jos principai grindžiami nuolatinio tobulėjimo siekiu ir tokių metodų, kaip „Kaizen“ (nuolatinio tobulinimo procesas) ir PDCA (angl. Plan-Do-Check-Act), taikymu. Sutelkiant dėmesį į procesus vietoj žmonių, padedama išvengti kaltinimų asmenims ir vietoj to gerinti sistemas. Tai lemia tvaresnius sprendimus ir skatina nuolatinio tobulinimo kultūrą, nes procesus galite kontroliuoti, o žmonės - ne visada.
tags: #toyota #5 #kodel #metodas