Dokumentacijos planas (anksčiau - bylų nomenklatūra) yra būtinas siekiant užtikrinti efektyvų įmonių dokumentų tvarkymą ir valdymą visose jos veiklos srityse. Į jį įtraukiamos visos įmonėse numatomos sudaryti bylos. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų metų pradžios. Šis dokumentas yra įmonės dokumentų valdymo procedūros sudėtinė dalis.
Teisinis pagrindas ir bendros nuostatos
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 3). Šie teisės aktai sudaro pagrindą visų įstaigos dokumentų rengimui ir tvarkymui.
Dokumentų registravimas: dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, siunčiamieji ir kiti įstaigoje parengti dokumentai registruojami jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, o gauti dokumentai - jų gavimo dieną. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose.
Dokumentacijos plano paskirtis ir struktūra
Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas.
Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais ir Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38. Laikino saugojimo dokumentai - saugomi nuo 1 iki 25 m. Ilgo saugojimo dokumentai - saugomi nuo 26 iki 100 m.
Dokumentacijos plano skiltys
- Jei į dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, dokumentacijos plano 3-ioje skiltyje nurodoma dokumentų slaptumo žyma (Riboto naudojimo ar kita).
- Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai pažymima skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m.).
- Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padalinio kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių.
- Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 8-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių.
Bylų formavimas, rūšiavimas ir aprašai
Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę. Sudaromos vienarūšės bylos į dokumentacijos planą įrašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansinių patikrinimų bylos. Byloje priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso.
Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir sudarytojus. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama - vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai.
Dokumentacijos plano rengimas, papildymai ir apskaita
Dokumentacijos plano projektą svarsto įstaigos Dokumentų ekspertų komisija (DEK). Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nenumatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (6 priedas). Pasibaigus kalendoriniams metams, pagal dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi dokumentacijos plano suvestinėje (8 priedas).
Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, suderintus nustatyta tvarka, tvirtina įstaigos vadovas. Laikino saugojimo bylų apskaita daroma kalendoriniais metais užbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašuose. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylų apyrašuose.
Registravimo ir siuntimo tvarka
Informaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai teikiami tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas.
Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka.
Tarnybinio automobilio naudojimo tvarka (pavyzdys: Vilniaus etninės kultūros centras)
PATVIRTINTA Vilniaus etninės kultūros centro Direktoriaus Įsakymu. Tarnybinio automobilio naudojimo tvarka nustato tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo, saugojimo, žymėjimo, techninės priežiūros, remonto, naudojimo kontrolės, ridos ir degalų apskaitos, netarnybinių automobilių naudojimo Įstaigos reikmėms tvarką ir darbuotojų pareigas ir atsakomybę.
Ši tvarka privaloma visiems Įstaigos darbuotojams. Tarnybinis lengvasis automobilis - Įstaigai teisėtu pagrindu (nuosavybės teise ar nuoma) priklausantis lengvasis automobilis, kurį įstaigos darbuotojas naudoja tarnybos reikmėms. Netarnybinis automobilis - Įstaigos darbuotojo teisėtu pagrindu valdomas automobilis, naudojamas Įstaigos reikmėms, už kurio naudojimą mokama kompensacija degalų įsigijimo išlaidoms padengti.
Vairuotojų reikalavimai ir atsakomybė
Tarnybiniu lengvuoju automobiliu nuolatiniam tarnybiniam naudojimui ir priežiūrai skiriamas atsakingas darbuotojas, kurio pareigybės aprašyme priskirta vairuotojo funkcija, priskyrimas įforminamas Įstaigos direktoriaus įsakymu. Atsakingas darbuotojas turi tinkamos kategorijos galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį, kaip 2 metų vairavimo stažą, teisės aktų nustatyta tvarka yra pasitikrinęs sveikatą ir susipažinęs su šiuo tvarkos aprašu.
Naudodamasis tarnybiniu lengvuoju automobiliu, privalo laikytis Lietuvos Respublikos įstatymų, Vyriausybės nutarimų, Kelių eismo taisyklių, kitų teisės aktų, šio tvarkos aprašo. Draudžiama priskirtą naudoti tarnybinį automobilį leisti vairuoti kitiems darbuotojams, kuriems nėra suteikta tam teisė. Apie eismo įvykius nedelsiant pranešama Įstaigos vadovo paskirtam atsakingu už naudojamą tarnybinį lengvąjį automobilį asmeniui, o šis informuoja Įstaigos vadovą.
Laikymas ir žymėjimas
Tarnybinis automobilis turi būti laikomas nuolatinėje laikymo vietoje - automobilių parkavimo aikštelėje prie Įstaigos pastato. Tarnybinis lengvasis automobilis po darbo, poilsio, švenčių dienomis, darbuotojų atostogų, ligos ar komandiruočių laikotarpiu laikomas nuolatinėje laikymo vietoje, išskyrus tuos atvejus, kai esant tarnybinei būtinybei ir gavus Įstaigos direktoriaus sutikimą tarnybinis automobilis gali būti laikomas saugomose automobilių aikštelėse ar kitose vietose.
Tarnybinis lengvasis automobilis privalo būti pažymėtas - nurodytas Įstaigos pavadinimas ir (arba) patvirtintas Įstaigos logotipas. Žymimos tarnybinio lengvojo automobilio šoninės durelės iš abiejų automobilio pusių. Didžiosios raidės turi būti ne žemesnės kaip 75 mm, mažosios - 50 mm ir ne mažiau kaip 4 mm storio. Patvirtintas Įstaigos logotipas turi būti ne mažesnio kaip 150 mm aukščio.
Techninė priežiūra, ridos ir degalų apskaita
Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaitą tvarko Įstaigos vyr. buhalteris vadovaudamasis įrašais kelionės lapuose (1 priedas). Kelionės lapus išduoda, registruoja ir kelionės lapų apskaitos žurnalą pildo vyr. buhalteris. Kelionės lape įrašoma vairuojančio asmens vardas ir pavardė, pareigos, spidometro rodmenys, darbo dienos važiavimo maršrutas, nuvažiuotų kilometrų suma, vidutinė kuro norma priklausomai nuo sezono.
Kelionės lapai ne vėliau nei iki mėnesio paskutinės dienos perduodami Įstaigos vyr. buhalteriui. Vyr. buhalteris kiekvieną mėnesį patikrina kelionės lapų užpildymo teisingumą bei degalų sunaudojimą (pagal normas ir faktiškai), parengia sunaudotų degalų panaudojimo žiniaraštį (2 priedas), sutikrina duomenis su gauta degalų pirkimą patvirtinančia sąskaita-faktūra. Vyr. buhalteris, nustačius ridos limitų viršijimą, raštu informuoja apie tai Įstaigos direktorių.
Degalų normos ir viršijimo pasekmės
Tarnybinio lengvojo automobilio degalų naudojimo bazinė norma ir taikomas degalų naudojimo koeficientas nustatomi atlikus kontrolinį važiavimą. Netarnybinio automobilio degalų naudojimo bazinė norma nustatoma pagal gamintojo nurodytus transporto priemonės techninius duomenis. Tarnybinio lengvojo automobilio bazinė kuro sąnaudų norma patvirtinama Įstaigos direktoriaus įsakymu. Žiemos kuro norma Įstaigos direktoriaus įsakymu didinama iki 10 procentų, žiemos kuro sunaudojimo norma taikoma nuo lapkričio 1 d.
Degalų normų ir automobilio ridos limitų viršijimo išlaidas, nustačius pereikvojimo priežastis ir darbuotojų kaltę, padengia nustatytas degalų normas ir ridos limitus viršiję darbuotojai.
Netarnybinio automobilio naudojimas ir ataskaitos
Netarnybiniai automobiliai tarnybos reikmėms gali būti naudojami tik išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės naudotis tarnybiniu lengvuoju automobiliu. Darbuotojas, norintis vykti į komandiruotę į kitą miestą ir naudoti netarnybinį automobilį, apie tai informuoja prašyme dėl komandiruotės, taip pat nurodo automobilio markę, modelį, valstybinį numerį, variklio darbinį tūrį ir kuro rūšį.
Apie netarnybinio automobilio naudojimą komandiruotės tikslais turi būti nurodyta Įstaigos direktoriaus įsakyme dėl komandiruotės. Darbuotojas, pasinaudojęs savo automobiliu tarnybos reikmėms, per 2 darbo dienas pateikia laisvos formos ataskaitą apie vykdytas užduotis ir dokumentus, patvirtinančius degalų įsigijimą. Vyr. buhalteris, atsižvelgdamas į naudotos transporto priemonės gamintojo nurodytus techninius duomenis ir nuvažiuotų kilometrų kiekį, apskaičiuoja sunaudoto kuro kiekį.
Asmens duomenų tvarkymas dokumentacijoje
Veiksmingas dokumentų valdymas ir tinkamas asmens duomenų tvarkymas yra esminis aspektas bet kurioje organizacijoje, siekiančioje užtikrinti sklandžią veiklą ir atitikti teisinius reikalavimus. Asmens duomenų tvarkymo principai nustatomi dokumentuose, tokiose kaip Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo tvarkos aprašas. Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, tvarkomi, įtraukiami į apskaitą, viešinami ir saugomi vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis.
Duomenų valdytojo apibrėžimas ir saugojimo terminai: asmens duomenys saugomi ne ilgiau, nei to reikalauja duomenų tvarkymo tikslai. Asmens duomenų saugojimo terminai nustatomi kasmetiniame Tarnybos dokumentacijos plane. Duomenų subjektas turi teisę gauti su juo susijusius asmens duomenis, teisę į duomenų perkeliamumą ir kitas teises, nurodytas teisės aktuose.
Atsakymas į prašymus ir terminai
Tarnyba, nepagrįstai nedelsdama, tačiau ne vėliau kaip per 30 kalendorinių dienų nuo prašymo gavimo, pateikia duomenų subjektui ar jo atstovui informaciją apie veiksmus, kurių imtasi gavus prašymą. Tas laikotarpis prireikus gali būti pratęstas dar 60 kalendorinių dienų, apie tai informuojant duomenų subjektą ir pateikiant vėlavimo priežastis. Atsakymas pateikiamas valstybine kalba duomenų subjekto pasirinktu būdu.
Duomenų saugumo priemonės
Konfidencialumo principas ir prieigos kontrolė: Tarnybos darbuotojai turi laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją. Darbuotojai automatiškai tvarkyti asmens duomenis gali tik po to, kai jiems suteikiama prieigos teisė prie atitinkamos informacinės sistemos. Prieiga prie asmens duomenų gali būti suteikta tik tam asmeniui, kuriam asmens duomenys yra reikalingi jo funkcijoms vykdyti.
Duomenų saugojimas ir naikinimas: dokumentų kopijos, kuriose nurodomi duomenų subjekto duomenys, turi būti sunaikinamos tokiu būdu, kad jų nebūtų galima atkurti (pvz., susmulkinant). Automatiniu būdu surinkti duomenys sunaikinami ištrinant nebereikalingas asmens duomenų bylas iš saugojimo laikmenos taip, kad jų nebūtų galima atgaminti.
IT saugumo reikalavimai: darbuotojų darbo kompiuteriuose, kuriuose yra saugomi asmens duomenys, turi būti ekrano užsklanda su slaptažodžiu. Darbo kompiuteriai, kuriuose saugomos rinkmenos su asmens duomenimis, negali būti laisvai prieinami iš kitų tinklo kompiuterių. Nesant būtinybės, rinkmenos su asmens duomenimis neturi būti dauginamos skaitmeniniu būdu.
Atsakomybė ir kontrolė
Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose. Asmenys, pažeidę dokumentacijos plano ar tarnybinio automobilio naudojimo tvarkos reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka. Kaip laikomasi šio aprašo, kontroliuoja Įstaigos direktorius. Aprašas gali būti keičiamas, pildomas ar pripažįstamas netekusiu galios Įstaigos direktoriaus įsakymu.
| Dokumento tipas | Registracijos laikas | Saugojimo terminas |
|---|---|---|
| Tvarkomieji, siunčiamieji dokumentai | Pasirašymo/tvirtinimo diena | Pagal dokumentacijos planą |
| Gauti dokumentai | Gavimo diena | Pagal dokumentacijos planą |
| Informaciniai siunčiamieji/gauti | Registruojami atskirai | Pagal dokumentacijos planą |
tags: #dokumentacijos #planas #tarnybinio #automobilio #naudojimo #dokumentai