Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) skiria ypatingą dėmesį įmonių automobilių naudojimo asmeniniais tikslais kontrolei. Įmonių automobilių naudojimas ne tik darbo, bet ir asmeniniais tikslais yra jautrus ir svarbus klausimas, kurį įmonės vadovas turi tinkamai apsvarstyti. Šiame straipsnyje aptariama, kodėl svarbu atvirai kalbėti apie automobilių naudojimą asmeniniais tikslais, kokie apmokestinimai taikomi ir kodėl svarbu šių dalykų neslėpti.
Įmonės automobilių naudojimo asmeniniais tikslais apmokestinimas
Darbo tikslams naudojamam automobiliui papildomas apmokestinimas netaikomas, tačiau būtina įvertinti, ar automobilis yra reikalingas įmonės veiklai vykdyti. Darbuotojo nauda, gauta naudojantis darbdavio automobiliu asmeniniais tikslais, apmokestinama kaip ir su darbo santykiais susijusios pajamos. Įmonės privalo apskaičiuoti ir deklaruoti šią naudą, o darbuotojai turi mokėti atitinkamus mokesčius, kurie skaičiuojami pagal automobilio nuomos rinkos vertę arba automobilio rinkos kainą.
Kai įmonė suteikia darbuotojams galimybę naudotis įsigytu automobiliu asmeniniais tikslais, įskaitant keliones iš darbo į namus ir atvirkščiai, darbuotojas ir darbdavys gali pasirinkti vieną iš dviejų būdų, kaip apskaičiuoti šią naudą:
1. Procentas nuo automobilio tikrosios rinkos kainos
- Jei degalai neįskaičiuoti: taikomas 0,70% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
- Jei degalai įskaičiuoti: taikomas 0,75% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
2. Automobilio nuomos tikroji rinkos kaina
Šiuo metodu nauda apskaičiuojama pagal laikotarpį, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, remiantis tikrąja automobilio nuomos rinkos kaina.
Pirmasis variantas (procentas nuo automobilio tikrosios rinkos kainos) gali būti taikomas tik tuo atveju, jeigu įmonei priklausantis automobilis naudojamas įmonės veikloje, pavyzdžiui, darbuotojas juo važinėja atlikdamas darbo funkcijas ir papildomai šis automobilis naudojamas asmeniniais tikslais. Svarbu paminėti, kad darbdaviui pasirinkus taikyti procentą nuo automobilio tikrosios rinkos vertės, šio metodo negalima keisti iki mokestinio laikotarpio pabaigos. Pasirinkus pajamas natūra skaičiuoti pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą, sprendimą pakeisti galima, tačiau būtina atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios iki kito būdo pasirinkimo.
Rinkos kainos nustatymas
Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas, siekdami pasiekti maksimalią abipusę naudą. Rinkos kainą galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis arba rasti informaciją draudimo polise. Kitas būdas sužinoti informaciją apie transporto priemonių kainas Lietuvoje yra naudotis VšĮ „Emprekis“ platforma.
Pavyzdys: Pajamų natūra apskaičiavimas
Darbdavys suteikia galimybę darbuotojui asmeniniams tikslams naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur su PVM. Įmonė kompensuoja ir degalus, tad taikoma 0,75% nuo rinkos kainos.
- Darbuotojo pajamos natūra: 187,5 Eur (25 000 Eur * 0,75%).
- Kiti darbuotojo mokami mokesčiai:
- GPM (Gyventojų pajamų mokestis): 37,50 Eur (187,5 Eur * 20%).
- SoDra (Socialinio draudimo įmokos): 36,57 Eur (187,5 Eur * 19,5%). Šis procentas taikomas, jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijai; kaupimo atveju taikomas papildomas 3%.
- Kiti darbdavio mokami mokesčiai:
- SoDra: 3,32 Eur (187,5 Eur * 1,77%).
- PVM (Pridėtinės vertės mokestis): 2,63 Eur (25 000 Eur * 0,05% * 21%). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.
Mokesčius galima išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio arba įmonė gali padengti juos iš savo lėšų. Jei įmonė sumoka paskaičiuotus mokesčius iš savo lėšų, ši suma nėra leidžiami atskaitymai pelno mokesčio tikslais. Pritaikytų mokesčių dydžiai gali svyruoti dėl taikomo/netaikomo darbuotojo NPD (neapmokestinamojo pajamų dydžio).
Kitus apskaičiavimo būdus ir informaciją, kaip teisingai sumokėti ir apskaityti mokesčius, galima aptarti su įmonės buhalteriu. Buhalteris užtikrins, kad priskaičiuotas PVM būtų teisingai deklaruotas ir atliks atitinkamus buhalterinius įrašus.
Tarnybinio automobilio naudojimo taisyklės ir dokumentacija
Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje, labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė.
Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtintas keliais dokumentais, pavyzdžiui:
- „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“.
- Pasirašomas atskiras susitarimas „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“.
Tarnybinio automobilio naudojimo tvarkos pavyzdys (Vilniaus etninės kultūros centras)
Ši tvarka nustato tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo, saugojimo, žymėjimo, techninės priežiūros, remonto, naudojimo kontrolės, ridos ir degalų apskaitos, netarnybinių automobilių naudojimo Įstaigos reikmėms tvarką ir darbuotojų pareigas bei atsakomybę.
Pagrindiniai punktai:
- Tarnybinis lengvasis automobilis - Įstaigai teisėtu pagrindu (nuosavybės teise ar nuoma) priklausantis lengvasis automobilis, kurį įstaigos darbuotojas naudoja tarnybos reikmėms.
- Netarnybinis automobilis - Įstaigos darbuotojo teisėtu pagrindu valdomas automobilis, naudojamas Įstaigos reikmėms, už kurio naudojimą mokama kompensacija degalų įsigijimo išlaidoms padengti.
- Tarnybiniais lengvaisiais automobiliais gali naudotis tik darbuotojai ir tik Įstaigos reikmėms.
- Automobilis skiriamas atsakingam darbuotojui, kurio pareigybės aprašyme priskirta vairuotojo funkcija.
- Darbuotojai, naudojantys tarnybinį automobilį, privalo turėti galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį kaip 2 metų vairavimo stažą ir būti pasitikrinę sveikatą.
- Draudžiama priskirtą naudoti tarnybinį automobilį leisti vairuoti kitiems darbuotojams, kuriems nėra suteikta tam teisė.
- Apie eismo įvykius nedelsiant pranešama Įstaigos vadovo paskirtam atsakingu asmeniui.
- Darbuotojas privalo atlyginti žalą, padarytą tyčia, nusikaltimo požymių turinčia veikla, neblaivus ar apsvaigęs, pažeidus konfidencialią informaciją ar susitarimą dėl nekonkuravimo, taip pat neturtinę žalą.
Automobilio laikymas ir priežiūra
- Tarnybinis automobilis turi būti laikomas nuolatinėje laikymo vietoje (pvz., automobilių parkavimo aikštelėje prie Įstaigos pastato).
- Išimtis taikoma tarnybinei būtinybei arba kelionei į komandiruotę, gavus Įstaigos direktoriaus sutikimą.
- Draudžiama palikti transporto priemonės registracijos liudijimą, draudimo liudijimą ar išimamus radijo aparatus tarnybiniame automobilyje.
Ridos ir degalų apskaita
- Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaitą tvarko Įstaigos vyr. buhalteris, vadovaudamasis įrašais kelionės lapuose.
- Kelionės lapus išduoda, registruoja ir apskaitos žurnalą pildo vyr. buhalteris.
- Kelionės lape įrašoma vairuojančiojo informacija, spidometro rodmenys, maršrutas, nuvažiuoti kilometrai ir vidutinė kuro norma.
- Vyr. buhalteris patikrina kelionės lapų užpildymo teisingumą, degalų sunaudojimą ir sutikrina duomenis su gauta sąskaita-faktūra.
- Degalų normų ir automobilio ridos limitų viršijimo išlaidas, nustačius darbuotojų kaltę, padengia darbuotojai.
- Tarnybinio lengvojo automobilio degalų naudojimo bazinė norma nustatoma atlikus kontrolinį važiavimą, o netarnybinio - pagal gamintojo nurodytus techninius duomenis.
Automobilio žymėjimas
Tarnybinis automobilis privalo būti pažymėtas Įstaigos pavadinimu ir/arba patvirtintu Įstaigos logotipu. Žymimos tarnybinio lengvojo automobilio šoninės durelės iš abiejų pusių.
Gedimų šalinimas ir remontas
- Tarnybinio lengvojo automobilio gedimus šalinama pagal automobilio techninio eksploatavimo taisykles.
- Gedimus šalina juridinis ar fizinis asmuo, laimėjęs viešojo pirkimo konkursą.
- Automobilio remonto klausimus sprendžia Įstaigos vadovo paskirtas asmuo, suderinęs su Įstaigos direktoriumi ir vyr. buhalteriu.
Netarnybinių automobilių naudojimas
Netarnybiniai automobiliai tarnybos reikmėms gali būti naudojami tik išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės naudotis tarnybiniu lengvuoju automobiliu (pvz., tarnybinis automobilis yra remontuojamas arba užimtas). Darbuotojas, norintis naudoti netarnybinį automobilį, privalo informuoti apie tai prašyme dėl komandiruotės arba rašyti prašymą Įstaigos direktoriui. Informacija apie automobilio markę, modelį, valstybinį numerį, kuro rūšį ir variklio darbinį tūrį turi būti nurodyta direktoriaus įsakyme dėl komandiruotės ar leidime naudoti netarnybinį automobilį.
MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra
MB (mažosios bendrijos) narių ir IĮ (individualios įmonės) savininkų pajamos natūra gali būti apmokestintos dvejopai: kaip su darbo santykiais susijusios pajamos (GPM ir „Sodros“ įmokos) arba kaip dividendai (pelno iš įmonės paėmimas). Pasirinkimas priklauso nuo MB nario ir IĮ savininko sprendimo.
- Pirmu pasirinkimu visos automobilio eksploatavimo ir kitos išlaidos yra leidžiami atskaitymai.
- Jeigu pajamos natūra pasirenkama laikyti dividendais, tuomet dalis susijusių išlaidų leidžiamais atskaitymais nebūtų galima.
Įmonės vadovai turėtų apibrėžti, kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia. Pavyzdžiui, vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30% laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30%, o visa kita - leidžiami atskaitymai.
Naujausi pakeitimai ir tendencijos (nuo 2024 m.)
Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) sugriežtino tvarką: darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Kelionės lapai ir GPS sekimas
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams.
Deklaracija FR0521
Įmonėms, veikiančioms su automobiliais, taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521 už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudoja automobilius.
Elektromobiliai ir jų įkrovimo apskaita
Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei elektromobiliai įkraunami namuose, elektros sąnaudos gali būti kompensuojamos, sudarius trišalę sutartį tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo.
Kaip veikia elektrinės transporto priemonės? Elektromobilių įkroviklis, akumuliatorius, variklis – visa tai paaiškinta.
Rekomendacijos įmonėms
- Aiškiai apibrėžkite automobilių naudojimo tvarką: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą.
- Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo užduotims atlikti darbo valandomis.
- Dokumentuokite visas išlaidas, susijusias su automobilių naudojimu, kad galėtumėte pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui.
- Svarstykite alternatyvas, jei automobilis įmonės veikloje reikalingas tik epizodiškai. Galima išnuomoti automobilį, naudotis taksi ar dalinimosi automobiliais paslaugomis (pvz., CityBee).
- Mažiausia rizika tiems, kas naudoja automobilius tik darbo funkcijoms atlikti ir tai gali lengvai pagrįsti (pvz., kurjeriai, santechnikai).
- Rekomenduojama, kad automobilis priklausytų įmonei, ypač jei jis naudojamas išskirtinai tik įmonės veikloje.
tags: #automobiliu #apskaitos #tvarka